La stampa dei registri contabili obbligatori

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Tra i tanti adempimenti contabili e fiscali di fine anno rientrano anche la stampa e l’aggiornamento dei libri contabili contabili delle società: entro il 31/12 di ogni anno i contribuenti che tengono la contabilità con sistemi “meccanografici” sono tenuti ad effettuare la stampa dei registri contabili e aggiornare e sottoscrivere il libro degli inventari.

Come ogni anno, anche il prossimo 31 dicembre i contribuenti (società di persone e di capitali) che tengono la contabilità ordinaria con sistemi “meccanografici”, e i soggetti in contabilità semplificata (solo per i registri Iva), sono tenuti ad effettuare la stampa dei registri contabili obbligatori.

In particolare, i registri contabili previsti dal codice civile e dalla normativa fiscale ai fini delle imposte sui redditi e dell’Iva sono i seguenti:

  1. Il libro giornale;
  2. Il libro inventari;
  3. Il registro dei beni ammortizzabili;
  4. I registri previsti dalla normativa Iva (registro Iva acquisti, Iva vendite e corrispettivi).

Di seguito, andremo ad analizzare tutte le informazioni utili per effettuare correttamente la stampa dei registri contabili obbligatori per la normativa civilistica e fiscale sia per gli enti in contabilità ordinaria che per i soggetti in contabilità semplificata, differenziando tra stampa cartacea e conservazione sostitutiva in formato elettronico.

La stampa dei registri contabili

Dal 1° gennaio del 2008 i registri contabili si reputano regolarmente tenuti con sistemi meccanografici se vengono stampati su supporti cartacei entro il 31 dicembre dell’esercizio successivo a quello di riferimento (in caso di ispezione precedente a tale scadenza i registri vengono stampati simultaneamente alla richiesta degli organi verificatori).

Registro dei beni ammortizzabili

Unica eccezione è prevista per il registro dei beni ammortizzabili, che, se tenuto con modalità diverse da quelle meccanografiche, deve essere aggiornato entro il più breve termine dell’invio del modello Unico (in scadenza il 30 settembre di ogni anno). Questo significa che entro il 30 settembre dell’anno “n”, dovrà essere aggiornato e stampato il registro dei beni ammortizzabili con riferimento all’anno precedente (“n-1”).

Stampa cartacea dei libri

Per evitare inutili sprechi ricordiamo che, se dal precedente periodo di imposta residuano pagine del libro giornale (fino alla centesima) è possibile utilizzarle senza alcun pagamento di imposta di bollo. Le modalità da seguire per rendere effettiva ai fini fiscali la stampa cartacea mediante la numerazione delle pagine e l’assolvimento dell’imposta di bollo sono le seguenti:

Registro MeccanograficoNumerazioneEsempio
LIBRO GIORNALEProgressività per anno di utilizzo con indicazione dell’anno di riferimento della contabilità.Es: 2015/1 – 2015/100
LIBRO INVENTARIProgressività per anno di utilizzo con indicazione dell’anno di riferimento e la sottoscrizione in ogni pagina da parte del legale rappresentante.Es: 2015/1 – 2015/100
REGISTRI FISCALIProgressività per anno di utilizzo con indicazione dell’anno di riferimento della contabilità.Es: 2015/1 – 2015/100.

Imposta di bollo

I registri contabili obbligatori (ad esclusione del registro dei beni ammortizzabili e dei registri Iva) sono soggetti all’imposta di bollo dovuta, per le società di capitali, nella misura di €. 16,00 per ogni cento pagine o frazioni di esse. Per le società di persone e le ditte individuali l’imposta di bollo è pari al doppio di quella prevista per le società di capitali.

Il pagamento dell’imposta può essere effettuato mediante l’apposizione delle relative marche oppure mediante versamento con il modello F23 o con modalità telematiche per il tramite di intermediari convenzionati con l’Agenzia delle Entrate oppure mediante versamento su conto corrente postale.

Apposizione della marca nel registro

La ricevuta di pagamento deve essere apposta nella prima pagina del libro e si considerano 100 pagine effettivamente utilizzate, indipendentemente dall’anno indicato nella numerazione. Le società di capitali, inoltre, devono versare, a prescindere dal numero di registri tenuti e dalle relative pagine, una somma annuale forfettaria a titolo di tassa sulle concessioni governative pari a €. 309,87 per le società con capitale non superiore a €. 516.456,89 e a €. 516,46 per le società con capitale superiore, da pagare entro il 16 marzo di ogni anno, mediante presentazione telematica del modello F24 (utilizzando l’apposito codice tributo 7085, ed indicando l’anno per il quale viene effettuato il pagamento).

Riassumiamo di seguito le modalità di assolvimento dell’imposta di bollo, relativa per la stampa dei registri contabili obbligatori.

Libro/RegistroBollaturaSocietà di capitaliAltri soggetti
Libro giornaleSiBollo da €. 16 ogni 100 pagineBollo da €. 24,29 ogni 100 pagine
Libro inventariSiBollo da €. 16 ogni 100 pagineBollo da €. 24,29 ogni 100 pagine
Registri IvaNoNon dovuta l'imposta di bolloNon dovuta l'imposta di bollo

Tenuta e conservazione dei registri

La stampa dei registri contabili obbligatori una volta effettuata non esaurisce gli adempimenti necessari, in caso di controlli. Infatti, tutti i libri contabili, sia obbligatori che facoltativi, devono essere tenuti seguendo le regole di una ordinata contabilità, cioè senza spazi in bianco, senza interlinee e senza trasporti in margine.

Non sono ammesse cancellature e, se queste sono necessarie, devono potersi leggere le parole cancellate. I libri contabili obbligatori devono essere conservati per 10 anni dalla data dell’ultima registrazione presso la sede della società. Questo è quanto prevede la normativa civilistica.

Fiscalmente, invece, i registri contabili obbligatori devono essere conservati fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi ai corrispondenti periodi d’imposta (o sia scaduto il termine per effettuarli, usualmente il 31 dicembre del quinti anno successivo in cui è stata presentata la dichiarazione cui si riferiscono le registrazioni, o il 31 dicembre del settimo anno in caso di dichiarazione omessa), anche oltre il termine previsto dal codice civile.

Archiviazione sostitutiva dei registri contabili

In alternativa alla stampa dei registri contabili obbligatori i contribuenti possono effettuare una conservazione sostitutiva in formato elettronico. Nella conservazione sostitutiva è prevista la sostituzione dei documenti cartacei con l’equivalente documento in formato digitale la cui valenza legale di forma, contenuto e tempo viene attestata attraverso la firma digitale e la marca temporale.

Il processo di conservazione sostitutiva è finalizzato a rendere un documento elettronico non deteriorabile e, quindi, disponibile nel tempo nella sua autenticità e integrità e va concluso entro il termine di 3 mesi dalla scadenza della presentazione della dichiarazione annuale (per il periodo di imposta “n”, entro il 31 dicembre “n+1”).

Le modalità di assolvimento dell’imposta di bollo sui documenti informatici sono diverse rispetto a quelle previste per i libri cartacei:

  • L’imposta di bollo deve essere versata in una unica soluzione entro il 30 aprile dell’anno successivo a quello di stampa mediante il modello F24 utilizzando il codice tributo 2501;
  • L’ammontare annuo dell’imposta dovuta è determinato in funzione della quantità di fatture, atti, documenti e registri emessi o utilizzati nel corso dell’anno.

Con la Risoluzione n. 161/E/2007 l’Agenzia delle entrate ha chiarito che con il termine “registrazione” deve intendersi ogni singolo accadimento contabile, a prescindere dalle righe di dettaglio.

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