Emissione della Fattura: guida pratica

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I soggetti titolari di Partita Iva sono chiamati, al momento di effettuazione dell’operazione all’emissione della Fattura. Vediamo la nostra guida pratica all’emissione della Fattura per imprese e professionisti. 

Tutti i soggetti titolari di Partita Iva, salvo particolari eccezioni, devono certificare le operazioni effettuate, se rientranti nel campo di applicazione dell’Iva.

La certificazione del corrispettivo percepito può avvenire, a seconda dei casi, con ricevuta fiscale, scontrino fiscale o fattura.

In questo caso ci concentreremo sulla fattura e sulle sue modalità di emissione.

L’articolo 21 del DPR n. 633/72 (legge Iva) prevede che per ciascuna operazione imponibile deve essere emessa una Fattura e che la stessa si ha per emessa all’atto della sua consegna o spedizione all’altra parte.

L’emissione della Fattura deve avvenire in duplice esemplare al momento di effettuazione dell’operazione, determinato ai sensi dell’articolo 6 dello stesso decreto, ed uno degli esemplari deve essere consegnato o spedito all’altra parte.

Emissione della fattura

La Fattura è il documento fondamentale ai fini del funzionamento pratico della disciplina Iva. Essa ha funzioni di carattere sia formale, documentazione e controllo, sia sostanziale, esercizio della rivalsa e della detrazione dell’Iva.

La Fattura, ai sensi dell’articolo 21, commi 1 , 6 e 6-bis del DPR n. 633/72, deve essere utilizzata dalla generalità dei soggetti passivi quando effettuano le seguenti operazioni:

  • Operazioni imponibili, non imponibili o esenti;
  • Cessione di beni e prestazione di servizi (diverse da quelle finanziarie e assicurative) rese a soggetti passivi di altri Stati UE debitori d’imposta, non soggette ad Iva per assenza del requisito di territorialità (es. cessioni Intra Ue);
  • Cessioni di beni e prestazioni di servizi che si considerano effettuate fuori dalla UE indipendentemente dallo status – soggetto passivo o privato – e dal domicilio del destinatario non soggette ad Iva (Es. prestazioni verso soggetti passivi di stati extra UE);
  • Cessioni relative a beni in transito o depositati in luoghi soggetti a vigilanza doganale, cessioni anch’esse escluse da Iva.

Emissione della fattura: soggetti obbligati

Generalmente l’emissione della Fattura, ai sensi dell’articolo 21, commi 1 e 5 del DPR n. 633/72, deve avvenire da parte dal soggetto che effettua la cessione o la prestazione (fornitore).

In determinate ipotesi, tuttavia, l’obbligo è posto a carico dell’acquirente o committente, il quale emette la c.d. autofattura. In altre ipotesi ancora, la Fattura è sì emessa dal cedente, ma senza addebito d’imposta, in quanto l’addebito deve essere effettuato dall’acquirente applicando un particolare meccanismo di inversione contabile, c.d. reverse charge.

Infine, nelle ipotesi comuni in cui l’obbligo di emissione spetta al fornitore, quest’ultimo può, tuttavia, accordarsi con un altro soggetto – il cliente che acquista il bene o riceve la prestazione oppure un terzo – che assumono l’impegno di emettere la fattura per conto del fornitore, che resta comunque il responsabile dell’adempimento nei confronti dell’Amministrazione finanziaria.

Esonero dall’emissione della fattura

In alcuni casi sussiste l’esonero dall’emissione della Fattura, anche se spesso permane l’obbligo di documentare in altro modo l’operazione (scontrino o ricevuta fiscale).

L’esonero può derivare dalla natura del soggetto (es. commercianti al minuto, banche, assicurazioni ecc.) oppure dalle caratteristiche dell’operazione (giochi, spettacoli, ecc.).

Ovviamente, l’obbligo di emissione della Fattura non sussiste per le operazioni fuori campo Iva. Salvo che per le cessioni e prestazioni rese a soggetti passivi di altri Stati UE ed extra UE, non soggette ad Iva per assenza del requisito di territorialità.

  • Commercianti al minuto – Coloro che operano in locali aperti al pubblico o che comunque prestano servizi al pubblico con caratteri di uniformità, frequenza e importo limitato tali da renderne particolarmente onerosa l’emissione stessa non devono ottemperare all’obbligo di emissione della fattura;
  • Altri soggetti – L’esonero può essere esteso con apposito decreto ad altre categorie di contribuenti che prestano servizi al pubblico con caratteri di uniformità, frequenza e importo limitato. I decreti emanati riguardano soggetti di vari settori: aziende di credito, imprese assicuratrici, imprese che somministrano acqua, gas ecc., imprese che smaltiscono rifiuti ecc.

Contenuto della fattura

La Fattura è un documento, chiamato anche nota, conto, parcella e simili, rivolto ad identificare i soggetti e l’oggetto dell’operazione effettuata.

Generalmente deve contenere obbligatoriamente una serie di indicazioni senza le quali il documento, c.d. Fattura ordinaria, non può essere considerato valido ai fini Iva, con la conseguenza che per esso non sussiste l’obbligo di registrazione.

Tuttavia, per le operazioni di ammontare complessivo non superiore a €. 100 è prevista una Fattura semplificata, cioè con un contenuto ridotto.

Elementi obbligatori della fattura

Di seguito sono elencati gli elementi comuni che devono essere nell’emissione di una Fattura ordinaria, ai sensi dell’articolo 21 del DPR n. 633/72.

Data e numero progressivo

La numerazione può essere progressiva per anno solare (es.: n. 1, n. 2 oppure n. 1/2014, n. 2/2014,). Oppure può essere continua a tempo indefinito.

Sono ammesse più serie di numerazione in considerazione delle esigenze delle imprese (es. differenti centri di fatturazione, diversi prodotti fabbricati, prodotti destinati al mercato italiano o estero, diverse sedi, ecc.).

Dati identificativi dei soggetti

Se si tratta di imprese, società o enti: la ditta, denominazione o ragione sociale.

Se si tratta di persone fisiche: il nome ed il cognome.

In ambedue i casi, inoltre, bisogna indicare la residenza o il domicilio dei soggetti stessi.

Numero di partita IVA e codice fiscale delle parti

In caso di acquirente soggetto passivo stabilito in un altro Stato UE va indicato il numero di identificazione Iva attribuito dallo Stato di stabilimento.

Se l’acquirente residente o domiciliato in Italia non agisce nell’esercizio d’impresa, arte o professione, va indicato il codice fiscale (es.: professionista che acquista mobili per la casa indica il codice fiscale. Se li acquista per l’ufficio indica il numero di partita Iva).

In caso di acquisto per usi promiscui (commerciali e privati) si deve necessariamente indicare la partita Iva.

Natura, qualità e quantità dei beni e dei servizi

È possibile indicare la natura e la qualità della merce in codice purché sulla fattura venga riportata la legenda dei codici merceologici utilizzati.

Base imponibile

Prezzo, spese accessorie, valore normale dei beni ceduti gratuitamente, sconti, maggiorazioni, ecc.

Nelle fatture in lingua straniera gli importi in valuta estera vanno espressi in euro.

Aliquota e ammontare dell’imposta

Gli importi vanno arrotondati al centesimo di euro per eccesso, se la frazione non è inferiore a €. 0,005. Per difetto, se la frazione è inferiore a tale ammontare.

I decimali vanno indicati anche quando sono pari a zero. Per le fatture in valuta estera, anche l’Iva va indicata in euro.

Non è richiesta l’indicazione del totale complessivo della fattura; è tuttavia evidente l’opportunità e la necessità della sua indicazione sul documento a fini civilistici e contabili.

Indicazioni per specifiche categorie di operazioni

Di seguito sono indicati i contenuti richiesti in alcune ipotesi particolari, ma pur sempre frequenti nella pratica commerciale.

  • Operazioni non imponibili od esenti o non soggette – titolo di inapplicabilità e, eventualmente, la relativa norma (es. operazione esente –  10 n. 3 DPR 633/72) anziché l’aliquota e l’imposta;
  • Fatture differite – data e numero del documento di trasporto;
  • Cessioni e prestazioni effettuate nei confronti di soggetti di altri Stati UE – numero di identificazione attribuito dallo Stato estero al soggetto acquirente, costituito dal numero di partita Iva preceduto dal codice dello Stato membro ( 21 c. 2 lett. f bis DPR 633/72, art. 46 DL 331/93);
  • Operazioni con IVA ad esigibilità differita (c.d. IVA per cassa) – operazione con Iva per cassa ai sensi dell’ 32 bis DL 83/2012;
  • Cessioni ad esportatori abituali – estremi della dichiarazione d’intento;
  • Beni ceduti a titolo di sconto, premio o abbuono – il loro valore normale, indipendentemente dal fatto che sia o meno escluso dalla base imponibile;
  • Fattura per operazioni accessorie, emessa dagli autotrasportatori separatamente da quella relativa al trasporto dei beni – sulla prima fattura si indicano gli estremi della seconda, per godere dell’agevolazione di cui alla Ris. Min. 12 luglio 1974 n. 501976 e Circ. Min. 13 agosto 1996 n. 198/E;
  • Cessioni imponibili soggette alla procedura del reverse charge – in luogo dell’IVA, l’annotazione “inversione contabile” e l’eventuale indicazione dell’ 17 c. 5 e 6 DPR n. 633/72;
  • Confezioni con diversi prodotti – se i prodotti sono soggetti ad aliquote diverse, sono previste indicazioni e adempimenti supplementari ( Min. 24 marzo 1992 n. 19).

Fattura semplificata

La Fattura di ammontare complessivo, Iva compresa, non superiore a €. 100 (nonché le note di variazione a credito o a debito di qualsiasi importo) può essere emessa in modalità semplificata con le seguenti indicazioni minime.

Il contenuto minimo della Fattura semplificata, ai sensi dell’articolo 21-bis del DPR n. 633/72, è il seguente:

  1. Data di emissione;
  2. Numero progressivo che la identifichi in modo univoco;
  3. Ditta, denominazione o ragione sociale, nome e cognome, residenza o domicilio del soggetto cedente o prestatore, del rappresentante fiscale nonché, per i soggetti non residenti, ubicazione della SO;
  4. Numero di partita Iva del soggetto cedente o prestatore;
  5. Ditta, denominazione o ragione sociale, nome e cognome, residenza o domicilio del soggetto acquirente, del rappresentante fiscale nonché, per i soggetti non residenti, ubicazione della SO; in alternativa, in caso di soggetto stabilito in Italia può essere indicato il codice fiscale o il numero di partita Iva, ovvero, in caso di soggetto passivo stabilito in un altro Stato UE, il numero di identificazione Iva attribuito dallo Stato medesimo;
  6. Descrizione dei beni ceduti e dei servizi resi;
  7. Ammontare del corrispettivo complessivo e dell’imposta incorporata, ovvero dei dati che permettono di calcolarla.

La Fattura semplificata non può essere emessa per le seguenti tipologie di operazioni:

  • Cessioni intracomunitarie;
  • Cessioni di beni e prestazioni di servizi (diverse da quelle finanziarie e assicurative) rese a soggetti passivi di altri Stati UE debitori d’imposta, non soggette ad Iva per assenza del requisito di territorialità.

Fattura e imposta di bollo

L’Iva e l’imposta di bollo sono tributi alternativi, pertanto, le fatture, le ricevute, le quietanze, le note, i conti, le lettere e gli altri documenti di addebitamento o di accreditamento di somme, riguardanti operazioni soggette ad Iva sono generalmente esenti dall’imposta di bollo.

Tipologie di fattura

Si hanno diversi tipi di fatture a seconda dei termini o delle modalità di emissione della fattura stessa. Nella tabella seguente sono sintetizzate le caratteristiche principali.

TipologiaCaratteristiche
Fattura immediatadocumento utilizzabile nella generalità dei casi, emesso il giorno in cui l'operazione è effettuata.
Fattura differitaalternativa alla fattura immediata, utilizzata solo per le cessioni di beni mobili la cui consegna o spedizione risulti da documento di trasporto
Fattura integrativaemessa quando l'imponibile dell'operazione o l'imposta aumentano per qualsiasi motivo.
Fattura con IVA ad esigibilità differitadocumento facoltativo utilizzabile da:
- soggetti che effettuano operazioni imponibili nei confronti dello Stato ed enti pubblici territoriali, ecc., che desiderano computare l'IVA al momento dell'incasso del corrispettivo;
- soggetti con volume d'affari non superiore a € 2 milioni, per le operazioni poste in essere nei confronti di soggetti IVA che agiscono nell'esercizio di impresa, arte o professione.
Autofatturafattura emessa dall'acquirente o dal committente operanti nell'esercizio dell'impresa, arte o professione per ipotesi particolari (acquisti da non residenti, autoconsumo, cessioni gratuite ecc.).
Fattura con reverse chargefattura emessa dal fornitore per determinate operazioni imponibili e integrata dall'acquirente che assolve l'imposta.
Scheda carburantedocumento emesso per cessioni di carburante per autotrazione (per le quali è vietato emettere la fattura ordinaria).

Il soggetto emittente

La Fattura è generalmente emessa dal cedente o prestatore (fornitore), a seguito dell’effettuazione di un’operazione rilevante ai fini Iva. Ci sono tuttavia dei casi particolari in cui l’emissione è effettuata dall’acquirente (autofattura, scheda carburante).

La forma della fattura

La Fattura può essere emessa in forma cartacea, o in forma elettronica. La Fattura cartacea è quella tradizionale, comunemente utilizzata dagli operatori; va emessa in duplice esemplare aventi un identico contenuto, di cui uno è consegnato o spedito al cliente.

Normalmente, per ogni singolo cliente va seguita un’unica modalità di fatturazione per l’intero periodo d’imposta.

Tuttavia, qualora un soggetto eserciti più attività, gestite anche senza contabilità separate, è consentito emettere nei confronti del medesimo cliente sia fatture cartacee riferite ad un settore omogeneo di attività, sia fatture elettroniche relative a un diverso ed altrettanto omogeneo settore di attività, da trasmettere elettronicamente o attraverso canali tradizionali. In questi casi è essenziale che:

  • Le fatture di ciascuna attività siano individuate con una distinta serie numerica;
  • Sia garantita l’omogeneità della conservazione per tipologie documentali con riferimento alle diverse attività.

Inoltre, la necessità che per lo stesso cliente e per la stessa attività sia adottata un’unica modalità di emissione (e di conservazione) delle fatture può essere derogata quando il consenso alla ricezione delle fatture elettroniche venga dato o revocato in corso d’anno (Ris. AE 27 settembre 2007 n. 267/E, Ris. AE 23 giugno 2008 n. 260/E).

La fattura elettronica

Il concetto di Fattura Elettronica è frutto del recepimento della Dir. 2010/45/UE che ha introdotto delle semplificazioni alle regole di emissione, al fine di ridurre gli oneri amministrativi a carico degli operatori economici e, conseguentemente, promuovere la diffusione delle fatture medesime.

Per Fattura Elettronica si intende più semplicemente la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico; il suo utilizzo è subordinato all’accettazione da parte del destinatario, si presume anche mediante comportamento concludente (es. registrazione o pagamento della stessa).

Il soggetto passivo assicura l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione.

Sistemi per l’autenticità della fattura elettronica

In particolare, l’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto possono essere garantite attraverso uno dei seguenti sistemi alternativi.

  1. Sistema tradizionale – Apposizione (sulla singola fattura o sul lotto di più fatture) fin dal momento della sua emissione, dei seguenti dati aggiuntivi:
    • riferimento temporale, cioè l’indicazione della data e dell’ora di formazione del documento mediante un’operazione che rispetti procedure di sicurezza predeterminate e documentate;
    • firma elettronica qualificata del soggetto emittente, cioè quel particolare tipo di firma creata mediante dispositivi sicuri e basata su un certificato qualificato rilasciato da un certificatore (qualificato o accreditato). Essa è ottenuta attraverso una procedura informatica che garantisce la connessione univoca al firmatario e la sua univoca identificazione.
  2. Sistemi EDI – Sistemi di trasmissione elettronica, basati sull'”Accordo” predisposto dalla Commissione Europea con il quale è stato definito un modello di base contrattuale (vedi Racc. CE 19 ottobre 1994 n. 94/820).
  3. Sistemi di controllo di gestione – Sistemi che assicurano un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile (cioè quando è possibile collegare univocamente i vari documenti giustificativi di supporto della singola operazione fatturata, quali ordini, ddt, ricevuta di pagamento ecc.).
  4. Altre tecnologie idonee – Tecnologie in grado di garantire l’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto della fattura (es.: messaggi di posta elettronica con allegato il PDF della fattura oppure un fax ricevuto su un personal computer).

Fattura elettronica PA

La Fattura Elettronica non va confusa con quella prevista per le operazioni con Amministrazioni pubbliche (c.d. Fattura PA) che sta diventando gradualmente obbligatoria: per le forniture a ministeri, agenzie fiscali ed enti previdenziali, dal 6 giugno 2014.

Per quelle ad altri enti (esclusi gli enti locali, la cui decorrenza non è stata ancora fissata) dal 6 giugno 2015. Dal 6 dicembre 2013 è già operativa la fase sperimentale in cui le pubbliche amministrazioni possono utilizzarla previo accordo con i propri fornitori.

Quest’ultima, infatti, deve avere un formato strutturato in XML con sintassi e caratteristiche informatiche disponibili sul sito del Sistema di interscambio (SDIwww.fatturapa.gov.it (non può quindi consistere, come quella fiscale, in un allegato PDF ad un’email trasmessa).
La trasmissione della Fattura PA, anche per il tramite di intermediari, può essere effettuata solo attraverso lo SDI.

Inoltre, la Fattura PA deve essere necessariamente sottoscritta con firma elettronica qualificata o digitale (firma non richiesta obbligatoriamente per le fatture fiscali).

Gli interessati possono reperire le informazioni operative al sito www.fatturapa.gov.it Inoltre, per incentivarne l’utilizzo fra le piccole imprese e stato istituito un servizio totalmente gratuito di supporto sul portale www.acquistinretepa.it del Ministero dell’Economia.

Modalità di emissione della fattura

Con riferimento a tutte le tipologie di fatture, per emissione si intende non il momento della semplice “compilazione” del documento (sia manuale, sia con un sistema di elaborazione), ma piuttosto:

  • Fattura cartacea – momento della sua materiale “consegna” o “spedizione” al destinatario. La spedizione può avvenire anche con posta elettronica, ma risulta indispensabile, per chi la riceve, la sua “materializzazione” su un documento cartaceo, nonché la sostanziale corrispondenza di contenuto tra l’esemplare dell’emittente e quello del ricevente;
  • Fattura elettronica – momento della sua trasmissione o messa a disposizione in via telematica al destinatario. L’emissione può infatti coincidere con il momento in cui la fattura elettronica è messa a disposizione del destinatario al quale venga inviato un semplice messaggio (e-mail) contenente un protocollo di comunicazione ed un link di collegamento al server ove la fattura è reperibile.

È possibile emettere una sola fattura per tutte le operazioni effettuate lo stesso giorno nei confronti dello stesso cliente.

In tutti i casi le spese di emissione della fattura e dei conseguenti adempimenti e formalità non possono formare oggetto di addebito alla controparte (articolo 21, comma 8, DPR n. 633/72).

Invio telematico della fattura

Per trasmissione telematica si intende l’invio della fattura mediante l’utilizzo di procedure informatizzate, quali:

  • Il sistema di trasmissione EDI,
  • La posta elettronica,
  • Iil telefax collegato ad un pc, via modem

Procedure per le quali vi sia il consenso del destinatario. Non è necessaria la stampa su supporto cartaceo.

Occorre inoltre considerare se l’emittente abbia o meno l’esigenza di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna:

  • Se non è richiesta alcuna ricevuta la fattura si intende spedita dal mittente se inviata al proprio gestore, e si intende consegnata al destinatario se resa disponibile all’indirizzo elettronico da questi dichiarato, nella casella di posta elettronica del destinatario messa a disposizione dal gestore;
  • Se è richiesta la ricevuta, occorre utilizzare la posta elettronica certificata c.d. PEC (DPR n. 68/2005, DPCM 2 novembre 2005).

16 comments

  1. Salve, ho letto pareri discordanti sull’obbligo di indicazione del numero di Partita IVA o Codice Fiscale del cliente in fattura, intuendo che questo fosse obbligatorio in tutti i casi in cui questo sia debitore dell’imposta (quindi mediante il meccanismo del Reverse Charge comunitario, oppure per i casi in cui questo regime sia applicabile in Italia). Ora leggo da lei da una diversa indicazione, indicando questi dati come obbligatori, forse non essendo mai stato formalmente abrogato l’articolo 6 del D.L. 260/74 (anche se di fatto mai entrato in vigore a seguito di successione normativa), volevo quindi comprendere se questa sia una sua interpretazione personale oppure abbia qualche riferimento di prassi da poter consultare.

    • Fiscomania

      Salve,
      l’indicazione del codice fiscale della controparte è divenuto obbligatorio a seguito dell’entrata in vigore della Legge n. 228/2012, a partire dal primo gennaio 2013. La norma recepisce la Direttiva 2010/45/UE, in tema di fatturazione.

  2. Buongiorno,
    vorrei cortesemente sapere se è possibile indicare un importo minimo fatturabile? Ovvero se non raggiungendo tale minimo, mi è consentito inserire in fattura spese di gestione?

    • Fiscomania

      Salve, non c’è un valore minimo fatturabile. In fattura può addebitare al cliente spese che lei ha sostenuto: tali spese saranno imponibili Iva se il documento che le giustifica è a suo nome, oppure escluse art. 15 se il documento che le giustifica è a nome del cliente.

      • Floriana Franco

        Grazie per la gentile risposta; quindi se, ipotizziamo di avere un bar, un cliente mi chiede una fattura per un toast da 2,50 €, io non posso dirgli di no adducendo che è un importo troppo esiguo, glielo devo fatturare, ma mi è consentito aggiungere una riga di cosiddette “spese di gestione” che magari stabilirò con il mio consulente aziendale. Ho capito bene?

  3. Che documento occorre emettere per la cessione di buoni acquisti essendo un’operazione fuori campo iva ai sensi art. 2 comma 3 lett a del DPR 633/72?

  4. Buongiorno, vorrei sapere cosa si mette nella fattura se il committente estero privato non ha codice fiscale.

  5. Le ricevute di un ristorante devono essere prenumerate oppure si può utilizzare il modello allegato a questo articolo (magari con una stampante classica). Grazie

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