Indennità di trasferta: disciplina fiscale

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L’indennità di trasferta, è esente entro i limiti di legge anche se il lavoratore parte da casa e non dalla sede di lavoro, purché l’importo corrisposto non sia superiore a quanto sarebbe stato erogato in caso di partenza dalla sede. Se l’indennità erogata è maggiore, la differenza costituisce reddito imponibile per il lavoratore.

L’indennità di trasferta è un compenso giornaliero riconosciuto al lavoratore, in aggiunta o in alternativa al rimborso delle spese, in caso di temporaneo svolgimento dell’attività lavorativa in luogo diverso dalla sede contrattuale di lavoro. L’indennità, come anche i rimborsi spese che il datore di lavoro eroga al dipendente quando questi svolge la sua prestazione fuori dalla sede di lavoro, sono disciplinate dall’articolo 51 del Tuir, così come riformulato dal D.Lgs. n. 314/1997. Di seguito andremo ad analizzare più in dettaglio la disciplina fiscale delle indennità di trasferta.

Il lavoro in trasferta

Tra gli obblighi del lavoratore dipendente vi è anche quello di svolgere la prestazione lavorativa nel luogo stabilito dal datore di lavoro, così come indicato nel contratto di lavoro. Va anche precisato che, al di fuori dei casi di lavoro a domicilio o del telelavoro, l’attività lavorativa non può essere svolta presso l’abitazione del dipendente, ma presso una sede del datore di lavoro. Tuttavia, accade frequentemente che il datore di lavoro richieda al lavoratore dipendente di effettuare la prestazione lavorativa presso una sede diversa da quella prevista contrattualmente, a fronte della corresponsione di una indennità e del rimborso delle spese sostenute dal dipendente in occasione della trasferta. Molti contratti di lavoro prevedono, per questo motivo, la corresponsione di un’indennità di trasferta aggiuntiva alla retribuzione ordinaria.

Disciplina fiscale delle indennità di trasferta

Se guardiamo il lavoro in trasferta da un punto di vista fiscale, deve essere precisato che, il Ministero delle Finanze, con la Risoluzione n. 92/E/2015, ha riaffermato che il criterio differenziato di tassazione delle indennità di trasferta trova giustificazione, tra l’altro, dal fatto che al lavoratore dipendente, a fronte delle spese di produzione del reddito, è riconosciuta una specifica detrazione di imposta. In conseguenza di ciò, tutti i valori e le somme che il dipendente percepisce in relazione al rapporto di lavoro, compresi i rimborsi spese, sono assoggettati integralmente a tassazione, salvo le specifiche e tassative deroghe previste dall’articolo 51 del Tuir. Pertanto, possiamo avere diversi criteri di imposizione delle indennità di trasferta a seconda che si tratti di:

  • Trasferte al di fuori del Comune ove è posta la sede di lavoro;
  • Trasferte nell’ambito comunale.

Trasferte al di fuori del Comune sede di lavoro

Per le indennità di trasferta relative ad attività svolte al di fuori del Comune ove è posta la sede lavorativa, il regime fiscale prevede che esser siano imponibili Irpef per la parte che eccede i €. 46,48 al giorno, elevate sino a €. 77,47 se la trasferta si svolge all’estero, al netto delle spese di viaggio e trasporto (taxi, auto bus, etc), che sono escluse. La norma in esame stabilisce, ancora, che il limite di esenzione è ridotto di un terzo:

  • in caso di rimborso delle spese di alloggio, ovvero di quelle di vitto, o di alloggio;
  • in caso di alloggio o vitto fornito gratuitamente;

Il limite della esenzione è ridotto di due terzi nel caso di:

  • rimborso sia delle spese di alloggio che di quelle di vitto.

Nel caso in cui al dipendente, oltre all’indennità sia riconosciuto anche il rimborso analitico delle spese di vitto e di alloggio si verificherà:

  • la riduzione di un terzo nel caso di rimborso solo di una delle due tipologie di spese: alloggio o vitto, o, in quei casi in cui l’alloggio o il vitto sono forniti gratuitamente;
  • la riduzione di due terzi nel caso di rimborso sia delle spese di alloggio che delle spese di vitto, o, in quei casi in cui le spese sia di vitto che di alloggio sono fornite gratuitamente.

A tal proposito il Ministero delle Finanze ha precisato che, sia nel caso di corresponsione della sola indennità, sia nel caso di rimborso misto:

  • i rimborsi analitici delle spese di viaggio, anche sotto forma di indennità chilometrica, e le spese di trasporto, quando siano effettuati sulla scorta di idonea documentazione, non concorrono a formare il reddito.

In caso di rimborso analitico delle spese per trasferta o missione fuori dal territorio comunale dove si trova la sede di lavoro non concorrono quindi alla formazione del reddito:

  • i rimborsi di spese documentate relative a vitto, alloggio, viaggio e trasporto;
  • i rimborsi di altre spese, anche non documentabili, sostenute dal dipendente, fino ad un importo massimo giornaliero di €. 15,49 sul territorio nazionale elevate a €. 25,82 per le trasferte all’estero.

Pare, dunque, potersi evidenziare che la disciplina che sottende al rimborso misto non si differenzia, sostanzialmente, da quella del rimborso analitico posto che una volta rimborsate le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto, l’importo che può essere corrisposto, in esenzione, è solo di €. 15,49 o €. 25,82 sia che venga corrisposto come indennità sia che venga corrisposto a copertura di ulteriori spese anche non documentabili e analiticamente attestate dal dipendente.

E’ ancora opportuno evidenziare che:

  • non è possibile adottare criteri diversi di rimborso per le singole giornate comprese nel periodo in cui il dipendente si trova fuori della sede di lavoro;
  • le spese per i viaggi compiuti dal dipendente con mezzi propri devono essere determinate dal datore di lavoro sulla base di elementi sia diretti che indiretti;
  • le indennità chilometriche per trasferte fuori del Comune ove il dipendente ha la sede di lavoro dovranno essere determinate, dal datore di lavoro:
    • tenendo conto della percorrenza;
    • del tipo di automezzo usato;
    • del costo chilometrico secondo il tipo di autovettura.

Trasferte nell’ambito comunale

Per quanto riguarda, invece, il trattamento fiscale applicabile alle indennità o rimborsi di spese sostenuti per trasferte nell’ambito del territorio comunale ove ha sede il luogo di lavoro, è necessario precisare che:

  • le indennità o rimborsi di spese sostenute per trasferte nell’ambito del territorio comunale, concorrono alla formazione del reddito;
  • i rimborsi di spese di trasporto comprovate da documenti provenienti dal vettore, non concorrono a formare il reddito.

Al fine di escludere dalla formazione del reddito il rimborso delle spese di trasporto, è necessario oltre alla documentazione rilasciata dal vettore, che dalla documentazione interna risulti in quale giorno l’attività del dipendente è stata svolta all’esterno della sede di lavoro.

Indennità e reddito imponibile

La Risoluzione n. 92/E/2015 dell’Agenzia delle Entrate, analizza il regime fiscale dei rimborsi chilometrici, ribadendo quanto già sostenuto nei precedenti documenti di prassi, ovvero che i rimborsi chilometrici erogati per l’espletamento della prestazione lavorativa in un Comune diverso da quello in cui è situata la sede di lavoro, sono esenti da imposizione, sempreché, in sede di liquidazione, l’ammontare dell’indennità sia calcolato in base alle tabelle ACI, avuto riguardo alla percorrenza, al tipo di automezzo usato dal dipendente e al costo chilometrico ricostruito secondo il tipo di autovettura. Detti elementi dovranno risultare dalla documentazione interna conservata dal datore di lavoro. Il che equivale a dire che, quando la distanza percorsa dal dipendente per raggiungere, dalla propria residenza, il luogo della trasferta, situato in un Comune diverso da quello in cui è posta la sede di lavoro, risulta maggiore rispetto alla distanza calcolata dalla sede di lavoro, la quota parte di rimborso chilometrico aggiuntiva, corrispondente alla differenza tra le due tratte, deve essere tassata come reddito di lavoro dipendente. Il reddito di lavoro dipendente è determinato in base al principio di onnicomprensività nel senso che esso è costituito da tutte le somme e i valori che il dipendente percepisce, a qualunque titolo, nel periodo d’imposta in relazione al rapporto di lavoro. E, ancora, la normativa che regola le indennità o i rimborsi spese percepiti dal lavoratore in occasione di trasferte o missioni, ne distingue il trattamento a seconda che le prestazioni lavorative siano o meno svolte nell’ambito del territorio comunale dove è ubicata la sede lavorativa, intendendosi per sede lavorativa il luogo in cui il dipendente si reca, quando non è in trasferta, per espletare la propria mansione. Alla luce di quanto considerato l’Ufficio evidenzia quanto segue:

  • laddove la distanza percorsa dal dipendente per raggiungere, dalla propria residenza, la località di missione risulti inferiore rispetto a quella calcolata dalla sede di servizio, con la conseguenza che al lavoratore è riconosciuto, in base alle tabelle ACI, un rimborso chilometrico di minor importo, quest’ultimo è da considerare non imponibile ai sensi dell’articolo 51, comma 5, secondo periodo, del Tuir;
  • nell’ipotesi in cui la distanza percorsa dal dipendente per raggiungere, dalla propria residenza, la località di missione risulti maggiore rispetto a quella calcolata dalla sede di servizio, con la conseguenza che al lavoratore viene erogato, in base alle tabelle ACI, un rimborso chilometrico di importo maggiore rispetto a quello calcolato dalla sede di servizio, la differenza è da considerarsi reddito imponibile ai sensi dell’articolo 51, comma 1, del Tuir.

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