Preventivo per freelance sul web: la guida

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Sei un freelance, sai fare bene il tuo lavoro ma non riesci ad ottenere la fiducia del cliente lavorando online? Per ottenere la fiducia del cliente e quindi la firma del contratto di consulenza devi sapere redigere un preventivo perfetto. Segui le nostra guida, con la giusta pratica otterrai i risultati sperati.

Stilare un preventivo perfetto può essere un valore aggiunto per trovare nuovi clienti, specialmente se lavori online. Tempestività, precisione e attenzione al cliente sono le chiavi per ottenere la sua fiducia e la possibilità che vi affidi il lavoro. Realizzare un preventivo non è mai semplice ed è anche un’operazione fondamentale per ogni freelance, specialmente sul web: il preventivo determinerà o meno l’inizio di una tua collaborazione.

La difficoltà dell’acquisire nuovi clienti online è un aspetto che preoccupa molti professionisti, proprio perché venendo a mancare il contatto fisico tra cliente e professionista è più difficile ottenere la fiducia del cliente e mostrare le proprie qualità rispetto alla concorrenza. Tuttavia il mondo del web presenta una moltitudine di vantaggi che è un vero peccato lasciarsi sfuggire.

Per questo motivo abbiamo pensato di realizzare una breve guida legata alla realizzazione di un preventivo valido per tutti i professionisti che operano nel mondo del web, con l’obiettivo di catturare la fiducia del cliente e quindi ottenere la sua fiducia e la possibilità di ottenere il lavoro.

L’importanza del preventivo per i professionisti

Il lavoro del professionista, in qualsiasi ramo egli presti la sua attività, è basato sulle sue conoscenze teoriche, sulla sua esperienza, e sulla capacità di realizzare nel miglior modo le esigenze del cliente. Specialmente per i freelance che lavorano online, senza un contatto diretto con il cliente diventa difficile riuscire ad instaurare la fiducia nel cliente, che solitamente poi si concretizza nell’ottenimento del lavoro.

Uno degli aspetti fondamentali per non perdere un potenziale cliente è quello di comunicare in modo corretto ed efficace sin dal primo contatto, partendo quindi proprio dal preventivo, che rappresenta un vero e proprio biglietto da visita: presentazione di se stessi, del servizio offerto, tempestività ed attenzione per il cliente ti permetteranno di emergere sui concorrenti.

Tempestività nel rispondere al cliente

E’ essenziale essere tempestivi, il cliente vuole essere ricontattato nel più breve tempo. Una volta acquisito il primo contatto con il cliente, è opportuna una risposta, quanto più immediata possibile. Perdere tempo significa correre il rischio che il cliente abbia già soddisfatto il suo bisogno, o che nel frattempo qualche concorrente abbia già contattato il cliente prima di te, oppure il cliente può vedere una scarsa professionalità, se non vede un feedback nei giusti tempi.

Ecco perché, specialmente sul web, essere tempestivi nel rispondere, ma soprattutto nelle richieste di preventivo è fondamentale. Quando un cliente ti contatta, anche soltanto per chiarire un piccolo dubbio, fornire immediatamente la risposta di un esperto può influenzare positivamente la sua scelta per una possibile consulenza futura.

E’ importante avere sempre a portata di mano una bozza di preventivo già pronta, sulla vostra carta intestata, con tutti i vostri dati (numero di telefono, mail, fax, indirizzo e numero di partita Iva), sarà per voi il vostro biglietto da visita da mostrare al cliente, ma soprattutto comunicherà la vostra professionalità al cliente.

Proprio per questo motivo, il mio consiglio è quello di partire con una strategia di risposta ben definita nel momento in cui decidi di contattare il cliente. Devi sapere in anticipo come rispondere, su quali argomenti basarsi per invogliare il cliente a chiedere la tua consulenza, e quindi a fornire il tuo preventivo.

Attenzione e cura al cliente

Nel mondo del web la concorrenza è infinita, per questo motivo, devi porre la massima attenzione nel curare le peculiarità del cliente che ti ha contattato. E’ impensabile stilare uno stesso preventivo per ogni cliente, ma è necessario personalizzarlo: devi capire le caratteristiche del cliente (è un professionista, una PMI, o una multinazionale?), il budget che mette a disposizione, il tempo che richiede per la tua attività.

Per questo il colloquio iniziale e conoscitivo diventa uno strumento importante per la realizzazione del preventivo. Prestare le giuste domande al potenziale cliente ci permetterà di conoscerlo meglio e capire quali sono le sue necessità e con quali mezzi vuole che il professionista risolva i suoi problemi.

Ogni cliente ha esigenze diverse, ma non per questo il freelance è chiamato a piegarsi ad ognuna di queste, la bravura sta nel fatto di cercare la giusta mediazione senza minare la sensibilità del cliente (classico caso è quello del cliente che non comunica il budget a disposizione). Andare incontro al cliente valorizzando al massimo le tue esigenze, questo è il segreto di un buon preventivo.

Durata e organizzazione del progetto

Le parti fondamentali di un preventivo perfetto sono date dalla cura nella durata e nell’organizzazione del progetto che vuoi realizzare per il cliente. La carta vincente non sta soltanto nella competitività dei costi (di cui parleremo dopo), quanto piuttosto nella maniera in cui ti presenti. Devi essere dettagliato ma non troppo prolisso e preciso negli argomenti del progetto da realizzare. Di seguito ecco alcuni accorgimenti da inserire nel vostro preventivo per quanto riguarda la durata e l’organizzazione del progetto:

La data

Inserire sempre la data in cui si spedisce il preventivo al cliente. E’ utile sia per una tua memoria, ma soprattutto per fare capire al cliente che sei stato rapido e preciso nella risposta. La data è fondamentale per impostare correttamente il punto successivo: la scadenza.

La scadenza

Per invogliare il cliente ad aderire alla tua offerta il fattore tempo può essere importante. Una data di scadenza dell’offerta spinge inesorabilmente il cliente a dover prendere una decisione, ma fai attenzione a non inserire un lasso di tempo troppo breve, finirai con il perdere il cliente. Se ci pensi bene, questa è la stessa strategia che usa E-bay con le aste a tempo, ma applicata al mondo freelance.

La tempistica

Definisci chiaramente i tempi dei lavori (state larghi se avete più lavori contemporaneamente), ricordandovi di mettere in chiaro che il lavoro inizierà soltanto dopo l’approvazione del preventivo. Sui tempi è necessario porre attenzione a specificare bene tutte le fasi del lavoro dove i tempi dipendono da azioni del cliente.

Inoltre, è opportuno definire anche cosa fare in caso di ritardi da imputare al cliente (mancata consegna di materiali, o documenti), indicando che in questo caso si è esonerati dal pagamento di penali.

Il progetto

Dettagliare il progetto è fondamentale, serve a fare capire al cliente cosa potete fare per lui, ma soprattutto cosa non potete fare per lui. Capita sovente che il cliente creda che voi possiate risolvergli tutti i problemi sotto ogni punto di vista, ma spesso non è così. Ecco che stilare il progetto in modo dettagliato è fondamentale, per avere prova che voi state realizzando esattamente quanto avete indicato nel preventivo, e che tutto ciò che non vi rientra, in quanto non accettato dalle parti, non è di vostra competenza. Attenzione però, non dovete essere nemmeno troppo prolissi.

Una descrizione troppo accurata e particolareggiata può non essere compresa dal cliente. Questo è un elemento fondamentale per un preventivo efficace. Ricordatevi che nessuno tende a comprare qualcosa che non capisce, quindi, la furbizia di scrivere un preventivo criptico solo per cercare di confondere la controparte è semplicemente dannosa per i vostri interessi.

Le condizioni economiche

Questa è la base del tuo preventivo. Nella tariffa che applicherai c’è una struttura minima che imponi al tuo cliente per scrivere, per affrontare le spese della tua attività e le tasse. Per questo è fondamentale essere chiari fin da subito. Nel preventivo deve essere indicato il compenso lordo del professionista.

In pratica si tratta del compenso al lordo della ritenuta di acconto del 20% a vostro carico, e del contributo dovuto alla vostra cassa professionale (2% o 4% a seconda di ciascuna Cassa), oppure della rivalsa Inps del 4% (se siete iscritti alla gestione separata).

Prestazioni fuori preventivo

Nelle condizioni economiche deve essere ben specificato che ogni prestazione non espressamente prevista nella descrizione del progetto deve intendersi come non inclusa nel prezzo. Potete utilizzare una frase come questa:

Si intendono esclusi da tale importo tutte le prestazioni aggiuntive (acquisto fotografie stock, installazioni, aggiornamenti, produzione video) che non sono esplicitamente segnalate in questo presente contratto, nonché le eventuali “uscite” fuori sede che saranno trattate a titolo di rimborso spese

Modalità di fatturazione

Stilare in modo dettagliato le condizioni economiche servirà ad evitare fraintendimenti sulle modalità di fatturazione. Per avere maggiori informazioni sulle modalità di fatturazione di un professionista vi rimando a questo nostro contributo: Professionista: guida all’emissione della fattura.

Oltre alle modalità di fatturazione è necessario inserire anche le modalità e i termini di pagamento. In questo ambito ogni professionista sceglie le modalità che maggiormente gli aggradano. Naturalmente lavorando online sarebbe auspicabile chiedere un acconto per l’inizio del lavoro e un saldo alla consegna dello stesso. La cosa importante per i professionisti è che l’emissione della fattura avvenga al momento del pagamento e che inviate al cliente il progetto di notula, come monito del pagamento che è chiamato ad effettuare. Questa operazione è molto importante, in quanto ai fini fiscali per un professionista, l’emissione della fattura al massimo al momento del pagamento del corrispettivo da parte del cliente (articolo 21, del DPR n. 633/72). Per approfondire: Emissione della fattura da parte del professionista.

Un esempio di clausola di pagamento da inserire nel preventivo:

Con emissione di fattura e pagamento a mezzo bonifico bancario o rimessa diretta, il 40% a inizio lavori e il 60% alla data di consegna del lavoro ultimato. In caso di ritardato pagamento oltre la scadenza dell’ultima fattura, salvo il diritto del professionista di risolvere il contratto, saranno dovuti gli interessi di mora nella misura prevista dal D.L. n. 231/02

I consigli per un preventivo perfetto

Realizzare un ottimo preventivo richiede esperienza. Bisogna capire chi c’è dall’altra parte, per avere il tipo di comunicazione consono: il segreto è comunicare  la vostra professionalità con un linguaggio adatto alla persona che si ha di fronte. L’obiettivo è trasmettere degli obiettivi chiari. Perché gli obiettivi sono misurabili e la persona  che compra il tuo servizio, sa che sta acquistando un obiettivo e  quindi può verificarne l’effettiva realizzazione.

Per preparare le offerte in modo tale da portare a casa il lavoro, il fattore vincente è l’onesta. Presenta una proposta onesta e sincera sarà sicuramente apprezzato. Per riuscire ad emergere dalla concorrenza, dimostra che sei una persona che segue un’ etica professionale, di cui si può fidare ciecamente: se sei competente e offri un servizio di qualità il cliente lo capirà.

Ultimo consiglio: la pazienza. Capital sovente di avere a che fare con clienti che non accettano la soluzione prospettata: in questi casi, è fondamentale non perdere mai la pazienza e continuare ad offrire soluzioni alternative.

Tu cosa valuti quando stili il preventivo per un tuo cliente? Quali di questi fattori prendi in considerazione?  Quali sono gli elementi che non possono mancare e quali invece non consideri utili? Che consigli daresti ai meno esperti per creare un preventivo corretto e professionale? Raccontaci la tua esperienza.

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