Diritto di controllo dei soci nelle Srl: la guida

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Il diritto di controllo dei soci nelle Srl: il diritto di informazione e consultazione a disposizione di ciascun socio per verificare l’operato degli amministratori nelle Srl in ottica di una possibile azione di responsabilità. 

I soci che non partecipano all’amministrazione della Srl hanno diritto di avere dagli amministratori notizie sullo svolgimento degli affari sociali e di consultare, anche tramite professionisti di loro fiducia, i libri sociali ed i documenti relativi all’amministrazione, secondo quanto previsto dall’articolo 2476, comma 2, del codice civile.

In questo contributo andremo ad analizzare, con maggiore dettaglio quali sono i  diritti di controllo a disposizione dei soci sull’operato degli amministratori nelle Società a responsabilità limitata.

Il diritto di controllo dei soci

I poteri di controllo del socio della s.r.l. sono disciplinati dall’articolo 2476, comma 2, del codice civile, ai sensi del quale:

i soci che non partecipano all’amministrazione hanno diritto di avere dagli amministratori notizie sullo svolgimento degli affari sociali e di consultare, anche tramite professionisti di loro fiducia, i libri sociali ed i documenti relativi all’amministrazione

Ciascun socio non amministratore dispone, quindi, di alcuni poteri di controllo al fine di verificare l’operato degli amministratori nelle Srl. La disponibilità di questi controlli dei soci, è stata introdotta al fine di tutelare ogni singolo socio di minoranza della società, che non dispone della carica di amministratore, al fine di verificare l’andamento della società. Il potere di esercitare il diritto individuale di controllo spetta a ciascun socio non amministratore a prescindere:

  • Dalla presenza di organi di controllo (facoltativi o obbligatori);
  • Dall’entità della quota detenuta.

L’esercizio del diritto di controllo da parte dei soci, precisiamo, è strumentale ad una verifica sulla gestione sociale nell’ottica di un’eventuale azione di responsabilità e ad un consapevole esercizio delle prerogative in area gestionale spettanti al socio ai sensi dell’articolo 2479, commi 1 e 2 del codice civile. Il socio, quindi, esercita tale diritto non come organo sociale, ma come portatore di un interesse proprio. È quindi evidente che il socio possa acquisire informazioni anche al solo fine di esercitare consapevolmente i diversi diritti e le diverse facoltà inerenti alla sua posizione giuridica di membro della compagine sociale. Così, ad esempio, il socio della Srl potrà giovarsi delle conoscenze acquisite esercitando il diritto di informazione per:

  • Impugnare le decisioni dei soci che non sono prese in conformità della legge o dell’atto costitutivo (art. 2479-ter c.c.);
  • Per esercitare in maniera cosciente e meditata il diritto al voto (art. 2479 c.c.);
  • Per trarre elementi di giudizio utili per valutare la convenienza di esercitare il diritto di recesso (art. 2473 c.c.);
  • Per esercitare, in caso di aumento di capitale, il diritto di sottoscrizione (art. 2481-bis c.c.);
  • Per decidere, ove sia presente il collegio sindacale, di denunziare a tale organo i fatti che ritiene censurabili (art. 2408 c.c., come richiamato dall’art. 2477 c.c.);
  • Per valutare il valore della propria partecipazione nella società ed eventualmente per decidere di alienare tale partecipazione.

Al socio non amministratore, ai sensi dell’articolo 2476, comma 2, del codice civile, sono attribuiti:

  • Il diritto all’informazione;
  • Il diritto di consultazione.

Diritto all’informazione

Ai soci che non partecipano all’amministrazione è, in primo luogo, riconosciuto il diritto di avere dagli amministratori di ricevere notizie sullo svolgimento degli affari sociali. In particolare, la disciplina in esame riconosce ai soci non  il “diritto di avere dagli amministratori notizie sullo svolgimento degli affari sociali” ma tale previsione, secondo la più diffusa lettura, si limita a legittimare i soci non amministratori a richiedere all’organo gestorio informazioni sull’attività sociale e a disegnare un preciso dovere degli amministratori di dare adeguata risposta a tali richieste, senza perciò imporre in via generale agli amministratori un dovere di informare i soci non gestori di ogni affare sociale preventivamente e indipendentemente da loro specifica richiesta.

L’assenza di puntualizzazioni normative ha indotto a sottolineare come il diritto di informazione possa essere esercitato dal socio:

  • Senza particolari formalità;
  • In qualunque momento (non solo in occasione delle riunioni sociali) e senza limiti di tempo.

Il socio di Srl che subisce la violazione del diritto all’informazione può richiedere che sia dichiarata l’invalidità della successiva delibera assembleare di approvazione del bilancio, ma deve dimostrare che la documentazione non fornita (o fornita solo tardivamente) dalla società avrebbe consentito una conoscenza piena della realtà economica e patrimoniale della stessa, necessaria per l’adozione della delibera impugnata. Il socio, in particolare, deve allegare e provare il nesso concreto ed effettivo tra il mancato (o ritardato) accesso agli atti ed il contenuto della delibera di approvazione del bilancio.

Diritto di consultazione

Ciascun socio che non partecipi all’amministrazione ha il diritto di consultare, anche tramite professionisti di propria fiducia, i libri sociali ed i documenti relativi all’amministrazione. In particolare ogni socio può consultare:

  • Tutti i libri sociali obbligatori (il libro delle decisioni dei soci, il libro delle decisioni degli amministratori, il libro delle decisioni del Collegio sindacale);
  • Tutti i documenti relativi alla gestione (ad es. i documenti e le scritture contabili, i documenti fiscali, i contratti, gli accordi e la corrispondenza).

Nel silenzio della norma al riguardo, la giurisprudenza prevalente ritiene legittimo il riconoscimento al socio del diritto di ottenere estratti a proprie spese dei documenti inerenti alla gestione sociale; ciò, comunque, nel rispetto dei principi di correttezza e buona fede al fine di non pregiudicare il diritto alla riservatezza della società.

In particolare, tra le modalità del diritto di consultazione del socio non amministratore di Srl vi rientrano la consultazione e l’estrazione di copia della documentazione sociale. Il socio può servirsi della documentazione ricevuta solo nei rapporti con la società ovvero con gli amministratori, essendo tenuto per il resto al segreto analogamente all’obbligo che grava sui membri del collegio sindacale, ai sensi dell’articolo 2407 del codice civile (Tribunale di Milano, 8.10.2015; Tribunale di Milano, 29.9.2015).

Deve considerarsi preclusa la consultazione fuori dai locali della società. Il socio non può quindi asportare, anche in via temporanea, libri e documenti dalla sede sociale, ove i medesimi si trovano.

Limiti al diritto di controllo

Al diritto potestativo di controllo, e dunque di informazione, del socio corrisponde un vero e proprio obbligo di provvedere degli amministratori. L’eventuale violazione può determinare conseguenze civili, amministrative e penali. Il diritto in questione, inoltre, non è subordinato alla ricorrenza di interessi ed esigenze particolari. Ed invero, non è richiesto al socio di esporre i motivi che lo hanno indotto ad esercitare il proprio diritto.

Il socio di minoranza ha diritto di consultare i libri sociali ed i documenti relativi all’amministrazione in maniera effettiva e reale e l’organo amministrativo non può limitarlo procrastinandolo arbitrariamente a suo piacimento. La norma in esame non prevede esplicitamente alcun limite cui i soci debbano sottostare ai fini dell’esercizio del diritto di controllo, tuttavia sussiste un limite giuridico implicito rappresentato dai principi generali di correttezza e buona fede.

Tale limite impone ai soci di non abusare, attraverso comportamenti antisociali, delle prerogative offerte dalla legge e di non avvalersi dei poteri di controllo con modalità tali da intralciare la gestione sociale. La società, coerentemente allo spirito della legge, può subordinare l’esercizio del diritto previsto dall’articolo 2476 del codice civile, di accesso alla documentazione sociale alla sottoscrizione di un impegno di riservatezza. La società potrebbe ad esempio stabilire che l’accesso alla documentazione avvenga durante le ore d’ufficio, che la relativa domanda debba essere presentata in forma scritta o che il diritto sia esercitabile previa un breve preavviso agli amministratori.La documentazione consultata va infatti utilizzata solo nei rapporti con la società, ovvero in vista di eventuali azioni di responsabilità nei confronti degli amministratori. I soci ed i loro professionisti sono tenuti al segreto sui fatti e sui documenti di cui hanno conoscenza. Il socio è in ogni caso responsabile per i danni subiti dalla società per l’indebita rivelazione di notizie apprese durante l’esercizio del controllo.

La Srl può opporsi alla richiesta di esibizione di documenti da parte del socio che esplichi anche attività concorrente con quella sociale (o richiedere la sottoscrizione di un previo impegno a non utilizzare le informazioni acquisite per attività concorrenziali); a tali fini, però, deve provare l’abusività della richiesta del socio, non potendo limitarsi ad evidenziarne la veste di concorrente. In pratica, se la società vuole opporre formale diniego, deve essere in grado di fornire elementi a sostegno del  comportamento abusivo del socio.

Conseguenze dell’impedito controllo

Il diritto di accesso del socio non può essere compresso statutariamente, tuttavia può essere ampliato mediante previsioni statutarie che dispongono nuovi ulteriori poteri di controllo o che integrano il dettato normativo con una disciplina maggiormente puntuale e dettagliata circa le modalità di esercizio dei diritti di controllo e i tempi di accesso del socio. La violazione del diritto di controllo del  socio comporta riflessi non solo civili, ma anche sanzionatori amministrativi o penali:
  • Azione sociale di responsabilità e revoca cautelare – il rifiuto degli amministratori di fornire notizie sulla gestione o di esibire la documentazione sociale potrebbe legittimare l’esercizio dell’azione sociale di responsabilità e, in presenza di gravi irregolarità, la revoca cautelare degli amministratori, ai sensi dell’articolo 2476, comma 3, del codice civile;
  • Sanzione amministrativa – gli amministratori che, occultando documenti o con altri idonei artifici, impediscono o comunque ostacolano lo svolgimento delle attività di controllo legalmente attribuite ai soci, sono puniti con la sanzione amministrativa pecuniaria fino a €. 10.329,00, ai sensi dell’articolo 2625, comma 1, del codice civile;
  • Sanzione penale – se l’impedito controllo ha cagionato un danno ai soci, si procede a querela della persona offesa e la pena in caso di condanna è la reclusione fino ad un anno (articolo 2625, comma 2, c.c.).

Soci che possono fruire del diritto di controllo

I suddetti poteri di controllo spettano ai soli soci che non partecipano all’amministrazione (articolo 2476, comma 2 del c.c.). Ciò in considerazione del fatto che il socio-amministratore ha già il diritto di accedere a tutta la documentazione sociale in ragione della sua funzione gestoria e, anzi, avrebbe il dovere di vigilare (sia o meno amministratore delegato, sia o meno socio della società) sulla gestione della società e sull’operato degli altri amministratori, acquisendo ed esaminando tutti i documenti sociali a tali fini utili o necessari (articolo 2476, comma 1, del codice civile).

Gli amministratori sono solidalmente responsabili verso la società dei danni derivanti dall’inosservanza dei doveri ad essi imposti dalla legge e dall’atto costitutivo per l’amministrazione della società. Tuttavia la responsabilità non si estende agli amministratori che dimostrino di essere esenti da colpa e che, essendo a cognizione che l’atto si stava per compiere, abbiano fatto constare il proprio dissenso (articolo 2476, del codice civile).

Il diritto di controllo può essere esercitato anche dal socio ex amministratore: egli nel momento in cui ha cessato ogni funzione amministrativa, riacquisisce la pienezza della posizione giuridica che lo legittima all’esercizio del diritto, sempre, comunque, nell’interesse sociale e nel rispetto del principio di buona fede.

Nell’ipotesi di comproprietà di una partecipazione sociale, il diritto può essere esercitato solo dal rappresentante comune della comunione, ai sensi dell’articolo 2468, comma 5, del codice civile. Nel caso di pegno e usufrutto, si riconosce una legittimazione concorrente del creditore pignoratizio e dell’usufruttuario, rispettivamente debitore e nudo proprietario, e la legittimazione esclusiva del custode, in caso di sequestro, ai sensi dell’articolo 2352, comma 6, del codice civile.

Al socio receduto viene riconosciuto il potere di controllo in questione, con possibilità di ispezionare la documentazione sociale anche in un momento successivo alla dichiarazione di recesso e fino alla liquidazione della quota, al solo fine di consentirgli una giusta quantificazione del rimborso della propria partecipazione. Con gli stessi limiti, inoltre, viene riconosciuta la medesima legittimazione all’esercizio del diritto di controllo da parte del socio escluso (articolo 2473-bis c.c. che rinvia all’articolo 2473).

Intervento con professionista di fiducia

Infine, ricordiamo che ai soci che non partecipano all’amministrazione della società è riconosciuta la possibilità di avvalersi di professionisti di fiducia nello svolgimento dell’attività consultivo/ispettiva. Nell’esplicazione del diritto di consultazione, quindi, i soci possono farsi assistere da professionisti o delegare loro l’esercizio del diritto, fermo restando che il professionista sia tenuto all’obbligo di riservatezza.

Si pone al riguardo la questione se il soggetto incaricato debba essere scelto fra le persone iscritte in albi professionali o si possa invece prescindere da questo requisito. La norma nella sua espressione letterale sembra non porre requisiti formali particolari (che potrebbero invece essere stabiliti dallo statuto), per cui l’incarico, in mancanza di diversa disposizione, può essere affidato a mandatari non iscritti, competenti in relazione al compito che devono svolgere.

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