Pianificazione strategica: processo di creazione

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Il business plan come strumento di pianificazione strategica di un’idea di business nei confronti di finanziatori, investitori e stakeholder interessati. 

Il business plan è sicuramente il migliore strumento per vendere un’idea. E’ uno strumento di marketing creato con l’obiettivo di comunicare in forma efficace una strategia di vendita, sia che riguardi una nuova start-up, che un’attività già esistente.

Il creatore dell’idea di business può utilizzare il business plan come strumento di vendita per offrire ad altri soggetti l’idea progettata, utilizzando il piano strategico coma una sorta di strumento pubblicitario con il quale si lanciano messaggi in grado di catturare l’attenzione del lettore e trasferire il valore dell’iniziativa, al fine di garantire il suo supporto, sia esso un investitore, un finanziatore, un consiglio di amministrazione, un membro della stessa organizzazione o un qualsiasi stakeholder esterno interessato all’iniziativa.

Il business plan e la flessibilità

Ogni business plan, di qualsiasi settore, anche se indirizzato a diversi tipi di audience, deve contenere tutte le aree tipiche della gestione del business, soffermandosi sul valore del vantaggio competitivo. Oggi il business plan, non deve essere visto come un semplice schema di numeri idoneo solo a fare fare qualche verifica agli istituti bancari. Il vero business plan è quello capace di trasmettere l’idea imprenditoriale, attraverso un modello flessibile e capace di modificarsi non appena le esigenze del business e dell’attività, lo renderanno necessario. Pensare di pianificare in maniera rigida e immodificabile i prossimi 5 anni di attività oggi è impensabile.

Quello che può fare un business plan vincente è offrire uno strumento flessibile capace di monitorare costantemente i risultati raggiunti con quelli programmati e offrire modalità di cambiamento in modo semplice e veloce. Un’impresa, oggi, è vincente soltanto se è abbastanza flessibile ad adattarsi al mercato nel momento in cui lo stesso offre i primi segnali di cambiamento. L’impresa che non è in grado di cambiare, di modificarsi, e di adattarsi al mercato velocemente, anche con un buon business plan, sarà destinata al declino. Questo è molto importante e da tenere sempre presente.

Flessibilità e negoziazione

Chi legge il business plan, generalmente, ha un’esperienza pluriennale nel rivedere l’impostazione e i contenuti nonché le capacità di negoziazione. Infatti, la maggior parte dei piani è oggetto di negoziazione con chi supporta l’idea e non solo finanziariamente. Il planner (autore del piano), deve essere sempre preparato a rispondere a domande di dettaglio per non incorrere nel rischio di perdere credibilità nei confronti degli stakeholder interessati, che nella maggior parte dei casi sono i “decision maker“che danno il consenso di andare avanti o meno.

Pianificazione strategica nel business plan

Il processo strategico, o meglio di pianificazione strategica (strategic planning) si riferisce ad una complessa rete che racchiude pensieri, idee, intuizioni, esperienze, obiettivi, competenze, ricordi, percezioni e aspettative che, messi insieme forniscono gli orientamenti generali per la costruzione di azioni specifiche (tattiche) al fine di perseguire specifici risultati.

La strategia è da intendersi come un piano di azioni concepite e disegnate per raggiungere un particolare obiettivo creando un vantaggio competitivo

La strategia aiuta a capire che cosa fai, che cosa vuoi essere e, la cosa più importante, come pianificare per arrivare a raggiungere l’obiettivo prefissato. La strategia identifica gli obiettivi e la direzione che i singoli manager devono seguire per poter definire il lavoro a livello di organizzazione.

La costruzione di queste azioni avviene attraverso il business plan, nel quale deve essere inserito il pensiero strategico del planner, definendo il percorso che un’organizzazione deve sviluppare nell’arco di un certo periodo per arrivare a determinati obiettivi, attraverso le opportunità del mercato e gli impegni finanziari che il percorso richiede.

Per concepire questo discorso e mettere in pratica una strategia devono essere affrontati due step tra loro collegati:

  • La creazione – Si definisce cosa fare per rendere le organizzazioni vincenti e che è il focus principale del top management e degli imprenditori;
  • L’implementazione – Riguarda la capacità di tradurre la creatività in un piano di business per poi eseguirlo con successo.

Le fasi della pianificazione strategica

Attraverso questi due momenti vengono messe in evidenza cinque fasi strutturali:

  1. Visione;
  2. Missione;
  3. Definizione strategica;
  4. Pianificazione strategica;
  5. Esecuzione e tattica di azione.

La visione e la missione costituiscono la fase embrionale, la fase della creatività, in cui si sviluppa lo spirito che porta a concepire un percorso attraverso il quale raggiungere dei traguardi che siano vincenti per l’organizzazione. Spesso si fa confusione tra l’una e l’altra e non è sempre facile definire chiaramente le differenze. L’una si integra con l’altra. La visione descrive l’entità futura da raggiungere dando un’immagine di riferimento, la missione descrive la guida generale da seguire per realizzare la visione in linea con i suoi valori.

La visione è il primo step, in particolare, nel caso di nuove imprese, nuovi prodotti, o reintegrazione di prodotti o servizi. Si proietta nel futuro posizionando l’organizzazione sul lungo termine e fa da guida alla definizione di missione che a sua volta, sulla base delle risorse e delle capacità interne e delle opportunità e minacce esterne,  concretizza gli obiettivi da raggiungere, punti di riferimento per l’intera organizzazione.

La terza area è la definizione della strategia, fase reale che pone le fondamenta, facendo riferimento a due principali tipi di attività: la prima consiste nel passaggio dall’idea alla strutturazione di come realizzarla: è necessario definire che cosa deve essere fatto e fare un esame iniziale dei limiti e delle opportunità interne ed esterne all’organizzazione.

La definizione aiuta a chiarire questi punti chiave, alcune volte il risultato è la vera e propria rinuncia o il cambio verso una differente direzione, altre volte è il giusto avvio. Tre sono le principali condizioni:

  • Il consenso da parte degli stakeholder sugli obiettivi da perseguire;
  • Il pieno supporto del management o sponsor, sia esso top management di un’azienda, cliente per una commessa o ente governativo;
  • Il controllo sullo scopo ossia su cosa esattamente la strategia intende perseguire.

E’ intorno a questi tre fattori che viene costruito il sistema di regole e ruoli, un framework inteso come la cornice di tutte le attività del percorso strategico, sistema che deve essere condiviso e accertato. In questa fase si sviluppa la prima analisi di fattibilità attraverso l’analisi SWOT (Strenghs, Weaknesses, Opportunities and Threats).

Una volta definito lo scopo della strategia ed effettuata la prima analisi di fattibilità, si passa alla fase della pianificazione. In questa fase di pianificazione si disegna la mappa da percorrere per l’esecuzione delle attività creando il classico business plan.

Il processo si chiude con l’esecutività e il monitoraggio del business plan attraverso la serie di azioni (tattiche) che segnano il percorso per raggiungere i traguardi prefissati. Infatti, quando si parla di esecuzione di una strategia si parla di tattica, per eseguire il piano. La tattica si riferisce al come raggiungere gli obiettivi stabiliti dalla strategia ed è la sequenza di azioni che permette di realizzare il lavoro.

Nel momento in cui si entra in questa fase ci sono quattro aree da considerare: le attività di monitoraggio e di misurazione dei risultati, la gestione dei cambiamenti, l’aggiornamento e la comunicazione degli avanzamenti. Queste attività sono il focus principale che il tutto sia in linea con il piano.

Business plan costruito come risposta a domande

Uno dei migliori strumenti per scrivere un business plan, è quello di porsi una sequenza di domande, in particolare all’inizio del processo. Domande che stimolano la mente fino a spingerla oltre a ciò che è ovvio, permettendo di entrare in quei dettagli che la maggior parte delle volte nascondono fattori primari e che danno corpo all’intera struttura dell’iniziativa.

La creazione di un business plan non è un qualcosa che si sviluppa in tempi brevi, richiede tempi lunghi, analisi approfondite e continue revisioni o aggiustamenti. Molte delle assunzioni concepite all’inizio del processo vengono poi modificate perché durante il percorso di implementazione perdono importanza e non sono più valide. Questo comporta la formulazione di risposte a continue domande riguardo alla concorrenza, all’organizzazione nel suo insieme, al vantaggio competitivo, agli aspetti finanziari etc.

Ripensare continuamente alle modifiche e alle risposte da dare è fondamentale per verificare la bontà e la fattibilità del valore dell’iniziativa di business.

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