Firma digitale: guida ai modi per ottenerla

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La firma digitale è uno strumento che consente di attribuire valore legale ai documenti digitali realizzati dal contribuente. E’ possibile certificare l’autenticità dei documenti inviati online. Con la firma digitale viene autenticata l’identità del mittente e l’integrità e non modificabilità del documento. Di seguito tutte le informazioni per ottenere ed utilizzare la firma digitale.

La firma digitale è uno strumento indispensabile per dare valore legale ai documenti che vengono redatti in modalità informatica. Questo significa che anche ad un file digitale, molto più facile da archiviare, gestire ed inviare, attraverso una particolare procedura, quella della firma digitale, è possibile attribuire un valore legale.

Tramite la firma digitale il contribuente può facilmente inviare documenti alla Pubblica Amministrazione, con la sicurezza che il destinatario possa verificare l’identità del mittente (principio di autenticazione) e/o non possa inventarsi o modificare un documento firmato da qualcun altro (principio di integrità). Appare quindi fondamentale comprendere come ottenere la firma digitale, conoscendo innanzitutto i soggetti ai quali rivolgersi e le modalità operative. Vediamo tutti questi aspetti nella nostra guida.

Cos’è la firma digitale?

La firma digitale consente di certificare che un documento informatico inviato o ricevuto per via telematica sia autenticato, quindi integro e privo di modificazioni, dal momento del suo invio fino alla ricezione da parte del destinatario. In altri termini, la firma digitale è una sorta di firma tradizione autografa realizzata appositamente per i documenti informatici di varia natura. Per realizzare la firma digitale è necessario essere in possesso di un kit informatico e di un codice Pin di abilitazione da parte del soggetto che appone la propria “firma“.

Per svolgere queste funzioni di sicurezza, occorre che la firma digitale sia generata attraverso il cosiddetto metodo chiamato “crittografia a doppia chiave“, ossia, un una firma ottenuta dal connubio di 2 chiavi, privata e pubblica. Quando un documento viene inviato dall’utente con la firma digitale, questo è firmato con la chiave privata che il sistema di certificazione riconosce e trasforma nella corrispondente chiave pubblica.

La firma digitale, è quindi generata da una coppia di chiavi digitali asimmetriche, attribuite in maniera univoca ad un soggetto, chiamato titolare della coppia di chiavi:

  • Chiave privata – E’ la chiave utilizzata per la generazione della firma digitale da apporre al documento ed è conosciuta solo dal titolare;
  • Chiave pubblica – Utilizzata per verificare l’autenticità della firma mediante specifici software di controllo firme digitali.

I requisiti

Inoltre, i requisiti per ottenere una firma digitale, al fine di ottenere queste funzioni di certificazione, sono di:

  • Autenticità – Un documento sottoscritto con firma digitale certifica in modo assoluto l’identità del firmatario;
  • Integrità – Il documento, messaggio, immagine o video trasmesso con la sottoscrizione della firma digitale, attesta che quel file non è stato in alcun modo modificato dopo essere stato firmato;
  • Validità legale – Il documento informatico sottoscritto con firma digitale è valido a tutti gli effetti dal punto di vista legale e non può essere ripudiato dal firmatario.

Per quali documenti si usa?

La certificazione digitale può essere apposta su ogni tipo di documento redatto in modalità informatica. I principali utilizzi della firma digitale sono, tuttavia, relativi a particolari tipologie di documenti, che di seguito riepiloghiamo:

  • Bilanci e atti societari per il deposito in Camera di Commercio;
  • Fatture elettroniche per l’invio tra privati e alla Pubblica Amministrazione;
  • Iscrizioni ad albi od elenchi professionali;
  • Comunicazioni degli operatori finanziari con l’Agenzia delle Entrate;
  • Comunicazioni tra impresa e Pubblica Amministrazione (contratti, bandi di gare, etc.);
  • Denunce e dichiarazioni cambio di residenza da inviare ai Comuni;
  • Autocertificazione esenzione pagamento per basso reddito o per altra motivazione
  • Documenti tra privati come contratti, verbali di riunioni, ordini di acquisto, risposte a bandi di gara etc.

Come ottenere la firma digitale?

Il servizio di firma digitale può essere acquistato tramite tre diverse modalità messe a disposizione da diversi Enti, ovvero:

  • La Carta Nazionale dei Servizi (CNS) o smart card, che deve essere inserita in un lettore smart card collegato al nostro pc;
  • servizi di firma digitale remota ovvero quei servizi online che consentono di firmare i documenti anche da apparecchi mobili, smartphone e tablet;
  • Le key USB (le “penne USB”) che sono dotate di un software interno necessario per firmare i documenti in modo digitale.

Una volta scelto il tipo di kit da acquistare (quasi tutti con scadenza triennale), segui la procedura guidata per acquistarlo indicando i tuoi dati personali, l’email e l’indirizzo al quale vuoi che venga spedito il dispositivo ed effettua il pagamento online utilizzando una carta di credito o una carta di credito ricaricabile. Una volta effettuato l’acquisto un messaggio di posta elettronica con i documenti necessari per completare l’operazione. Tali documenti dovranno essere stampati, firmati, ed autenticati.

Una volta eseguita l’autenticazione, i documenti dovranno essere inviati, accompagnati da una copia fronte-retro di un documento d’identità valido, tramite posta ordinaria/raccomandata/prioritaria all’indirizzo indicato nella email ricevuta in precedenza. Dopo pochi giorni arriverà la firma digitale direttamente all’indirizzo indicato durante l’ordine. Prima di poter iniziare ad usare la firma digitale, dovrà essere modificato il codice Pin per l’autenticazione.

Per modificare il Pin è necessario collegarsi al sito Internet dell’azienda presso la quale è stato acquistato il kit per la firma digitale e Inserire i dati richiesti (codice kit e codice fiscale del titolare). Dopodiché sarà possibile ricevere un codice di verifica che dovrà essere immesso all’interno dello stesso sito per completare l’attivazione del kit.

Firma digitale della Camera di Commercio

La Camera di Commercio mette a disposizione di imprenditori e amministratori di società una propria modalità di rilascio della certificazione digitale. Infatti, tutti gli imprenditori individuali e gli amministratori di società possono richiedere la firma digitale direttamente alle Camere di Commercio della Provincia in cui ha sede l’azienda. La Camera di Commercio rilascia i dispositivi di firma digitale, Carta Nazionale dei Servizi o CNS, sui seguenti supporti:

  • Smart-card (tessera plastificata tipo tessera sanitaria) che per essere utilizzata necessita di un lettore da installare sul pc;
  • Token USB (chiavetta USB) che non richiede l’installazione di ulteriori dispositivi.

La CNS contiene un certificato di autenticazione, che consente l’accesso ai servizi web della Pubblica Amministrazione ed un certificato di sottoscrizione, per firmare digitalmente i documenti informatici. La CNS rilasciata dalle Camere di Commercio è un dispositivo integrato che consente ai titolari di una carica all’interno di un’impresa di firmare digitalmente documenti informatici e di accedere ai servizi online della Pubblica Amministrazione.

La CNS consente, inoltre, di consultare le informazioni relative alla propria azienda contenute nel Registro Imprese:

  • Visura ordinaria, visura storica, visura artigiana e scheda società;
  • Modello di dichiarazione sostitutiva del certificato Registro Imprese;
  • Statuti, atti e bilanci depositati;
  • Situazione dei pagamenti del diritto annuale;
  • Stato pratiche Registro Imprese (trasparenza amministrativa).

Il certificato digitale, contenuto all’interno della smart card CNS, è emesso da un’apposita Autorità di certificazione (Certification Authority – CA) riconosciuta secondo standard internazionali, la quale garantisce validità temporale e legale della firma digitale. Come i documenti cartacei, anche il certificato digitale ha una validità temporale al di fuori della quale risulterà scaduto e dovrà essere rinnovato.

Normalmente le Camere di Commercio concedono gratuitamente il primo rilascio della smart card CNS; il token USB, invece, viene normalmente rilasciato dietro pagamento di un corrispettivo, ridotto in caso di primo rilascio.

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