Chiusura giornaliera di cassa: come fare?

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Tutte le informazioni utili per effettuare la chiusura giornaliera di cassa. Come effettuare la chiusura del registratore di cassa da un punto di vista fiscale. La nostra guida fiscale.

Tutti i negozianti al dettaglio che si avvalgono per la vendita di registratori di cassa sono tenuti, in base a quanto disposto dal Decreto Ministeriale del 23.03.1983, ad effettuare quella che comunemente viene chiamata “chiusura giornaliera“. Con questo termine si intende l’emissione di un documento fiscale in cui vengono evidenziate alcune informazioni utili ad identificare le vendite effettuate giornalmente. Tale documento sarà poi fondamentale per effettuare correttamente le scritture contabili nel registro dei corrispettivi Iva.

In questo contributo andremo ad evidenziare tutti gli adempimenti che è necessario effettuare giornalmente per effettuare la chiusura giornaliera di cassa.

Il registratore di cassa

Il registratore di cassa o anche più semplicemente cassa, è un dispositivo meccanico o elettronico per calcolare e memorizzare le transazioni di vendita unito normalmente ad un cassetto per immagazzinare il denaro ordinato nei vari tagli.

Il registratore di cassa stampa una ricevuta per l’acquirente (c.d. “scontrino fiscale“) che reca i dettagli della transazione, del pagamento, la data dell’acquisto e l’identificativo della cassa che ha eseguito l’operazione.

Al termine di ogni giornata lavorativa gli esercenti attività di vendita al dettaglio devono effettuare la chiusura giornaliera di cassa, con le modalità che andremo a vedere di seguito.

Chiusura giornaliera di cassa

Tutti i soggetti che effettuano attività di vendita al dettaglio e che hanno deciso di certificare le vendite mediante l’utilizzo di registratori di cassa sono obbligati, ai sensi del Decreto Ministeriale 23.03.1983 ad effettuare giornalmente la chiusura di cassa, al fine di adempiere agli obblighi fiscali.

Effettuare la chiusura giornaliera di cassa significa, da un punto di vista pratico, emettere uno scontrino in cui viene visualizzato l’ammontare complessivo dei corrispettivi del giorno. In questo scontino vengono visualizzati anche altri dati obbligatori, come ad esempio:

  • La partita Iva dell’emittente;
  • L’ubicazione dell’esercizio;
  • Eventuali sconti e rettifiche applicate;
  • Rimborsi per resi di merce venduta o imballaggi cauzionati;
  • I corrispettivi in tutto o in parte non riscossi;
  • Il numero degli scontrini fiscali, la data e l’ora di emissione, il logotipo fiscale e il numero di matricola dell’apparecchio.

Modalità operative

La chiusura giornaliera di cassa deve essere effettuata, da un punto di vista operativo, non oltre le ore 24 del giorno di emissione del primo scontrino fiscale anche se l’attività prosegue oltre tale orario.

Nel caso in cui l’attività lavorativa comprenda più turni operativi (come ad esempio per i bar, i negozi, etc) lo scontrino di chiusura giornaliera deve essere emesso al termine del turno che si conclude prima della mezzanotte. Se invece l’attività si protrae oltre le ore ventiquattro (ad esempio per i locali notturni) il documento riepilogativo deve essere emesso al termine dell’effettivo svolgimento dell’attività, con riferimento alla data di inizio dell’evento.

I dati dello scontrino di chiusura vengono memorizzati in maniera indelebile nella memoria fiscale del registratore di cassa, dove verranno conservati sino ad esaurimento dello spazio disponibile. Ricordiamo che è necessario effettuare la chiusura giornaliera di cassa anche se l’importo dei corrispettivi e pari a zero, mentre non è obbligatoria l’emissione nei casi di sospensione dell’attività per cause di forza maggiore (ferie, malattia, infortuni ecc.). La chiusura fiscale giornaliera deve essere conservata dall’utente per almeno 5 anni.

Ad esempio, un Pub che effettua la chiusura dell’attività ordinariamente alle ore 02:00 relativamente agli incassi realizzati dalle hh. 24 alle hh. 2.00 del 15 gennaio potranno essere annotati come corrispettivi del giorno 14 gennaio.

Chiusura giornaliera di cassa fiscale

La procedura che consente di effettuare la chiusura giornaliera del registratore di cassa è un’operazione importante in quanto è richiesta dalla normativa fiscale. Perché la chiusura del registratore di cassa è così importante da un punto di vista fiscale? 

La chiusura giornaliera da un punto di vista fiscale consente di determinare il volume delle vendite giornaliere effettuate dall’esercente, che dovranno essere registrate sul registro dei corrispettivi. Il registro dei corrispettivi è uno dei registri fiscali previsti dalla normativa, nel quale devono essere annotate le vendite effettuate dagli esercenti vendite al dettaglio.

Quindi la chiusura di cassa giornaliera diventa un adempimento indispensabile per andare a compilare correttamente le scritture contabili necessarie alla determinazione delle vendite giornaliere. Dal registratore di cassa, si determinano i corrispettivi lordi di vendita, dai quali dovrà essere scorporata l’Iva secondo le varie aliquote, stabilite in base all’oggetto venduto.

Vediamo adesso alcune particolarità che possono riguardare l’emissione di scontrini e che hanno a che vedere con la chiusura giornaliera di cassa.

Scontrino ed emissione della fattura

L’articolo 22, comma 1, n. 1 del DPR n. 633/72, stabilisce che “per le cessioni di beni effettuate da commercianti al minuto autorizzati in locali aperti al pubblico, l’emissione della fattura non è obbligatoria, se non è richiesta dal cliente non oltre il momento di effettuazione dell’operazione“.

La norma sopra citata permette ai commercianti al minuto di poter rilasciare lo scontrino fiscale in luogo dell’emissione della fattura. Resta fermo, però, l’obbligo di emissione della fattura nel caso in cui il cliente, anche privato, ne faccia esplicita richiesta. La richiesta, tuttavia, deve essere effettuata non oltre il momento di effettuazione dell’operazione, così come determinata ai sensi dell’articolo 6 del DPR n. 633/72.

Quindi, nel caso della vendita al dettaglio il cliente potrà richiedere l’emissione della fattura al momento della consegna dei beni acquistati oppure al momento del pagamento del corrispettivo se il pagamento avviene prima della consegna dei beni. A tale proposito la C.M. n. 97/E/97 precisa che l’emissione della fattura può essere richiesta entro e non oltre le 24 ore successive all’effettuazione dell’operazione così come disciplinato dall’articolo 6 del DPR n.633/72 (c.d. “fatturazione immediata“).

In tal caso, l’emissione della fattura, se avviene contestualmente alla consegna del bene o all’ultimazione della prestazione, fa venire meno l’obbligo di rilascio dello scontrino, invece, in caso di fattura immediata emessa in un momento successivo, ma entro le ore 24 del giorno in cui è effettuata l’operazione, è necessario rilasciare anche lo scontrino (Circ. Min. 4 aprile 1997 n. 97/E).

Se la richiesta di fattura viene avanzata successivamente, il venditore che all’atto della consegna o del pagamento ha dovuto emettere scontrino può legittimamente rifiutarsi di emettere la fattura.

Registro dei corrispettivi

Da un punto di vista fiscale se un cliente richiede l’emissione della fattura dopo che è stato emesso lo scontrino fiscale, il registro dei corrispettivi non dovrà tenere conto di tale operazione, che sarà riepilogata nel registro Iva vendite (questo per evitare che una stessa operazione sia iscritta due volte).

L’aspetto che deve essere sempre tenuto in considerazione è che il totale giornaliero derivante dalla chiusura giornaliera di cassa sia uguale al totale dei corrispettivi dello stesso giorno, al netto delle fatture di vendita emesse. Infine, ricordiamo che nella fattura di vendita generata da scontrino viene sempre riportato il numero e data dello scontrino fiscale.

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