Libro inventari: modalità di tenuta e conservazione

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Modalità di tenuta e di conservazione del libro inventari. Il libro inventari previsto dall’articolo 2214 del codice civile e dall’articolo 14 del DPR n. 600/73 deve essere redatto all’inizio dell’esercizio e successivamente ogni anno. Deve essere numerato progressivamente e vi deve essere apposta la marca da bollo da €. 16,00 ogni 100 pagine.

Il libro inventari è un adempimento posto a carico dell’imprenditore che esercita un’attività di tipo commerciale. Si tratta di un adempimento prescritto sia dalla normativa civilistica (articolo 2214 c.c.) che da quella fiscale (articolo 14, comma 1, del DPR n. 600/73), obbligatorio per i soggetti titolari di reddito d’impresa in regime di contabilità ordinaria, sia per obbligo di legge che per opzione.

Il libro inventari svolge la funzione di dare evidenza della situazione economica e patrimoniale dell’impresa con riferimento ad un determinato periodo al fine di fornire le seguenti informazioni (previste sia dall’articolo 2217 del codice civile che dall’articolo 15 del DPR n. 600/73) :

  • L’indicazione e la valutazione analitica degli elementi patrimoniali attivi e passivi;
  • La consistenza dei beni raggruppati in categorie omogenee per natura e valore e il valore attribuito a ciascun gruppo;
  • Il bilancio e il conto dei profitti e delle perdite.

Di seguito tutte le informazioni utili per la redazione, la tenuta e la conservazione del libro inventari.

Soggetti tenuti alla tenuta del libro inventari

L’obbligo di redazione del libro degli inventari riguarda in particolare le seguenti categorie di soggetti:

  • Società di capitali;
  • Enti pubblici e privati diversi dalle società che svolgono attività commerciali;
  • Snc, Sas e società equiparate
  • Imprenditori individuali che esercitano imprese commerciali (sono esclusi dalla tenuta del libro inventari i soggetti che rientrano nei limiti per la della contabilità semplificata che non hanno optato per la contabilità ordinaria).

Numerazione e bollatura del libro inventari

Come disposto dall’articolo 2215 del codice civile:

il libro degli inventari deve essere numerato progressivamente e non è soggetto né a bollatura né a vidimazione ; si possono utilizzare registri manuali, a modulo continuo o a fogli singoli mobili numerati progressivamente senza alcun obbligo di bollatura e di vidimazione ( non lasciare spazi in bianco, abrasioni e se è necessaria una cancellazione va eseguita in modo tale che quanto cancellato risulti leggibile)

La numerazione dei registri deve essere progressiva per anno ovvero ripartire dal numero 1 all’inizio di ogni periodo d’imposta indicando anche l’anno in quattro cifre a cui si riferisce. L’inventario è soggetto all’imposta di bollo, assolta mediante l’apposizione di marche da bollo sulle pagine effettivamente utilizzate (ogni 100 pagine nella misura di €. 16,00, per le società di capitali e di €. 32,00 per le società di persone e le imprese individuali). L’imposta di bollo deve essere assolta in via preventiva, ossia prima di effettuare le annotazioni sulla prima pagina o sulle successive cento.

La redazione del libro inventari

Il libro degli inventari deve essere redatto, a cura dell’imprenditore, all’inizio dell’esercizio dell’impresa e successivamente ogni anno, deve essere tenuto secondo le norme di un’ordinata contabilità e deve avere le pagine numerate progressivamente per ciascuna annualità (intendendo per tale quella di riferimento dell’inventario). Non è soggetto a vidimazione iniziale.

All’inizio dell’attività (con riferimento alla data di costituzione/avvio) deve contenere:

  • L’elencazione, la descrizione e la valutazione delle attività conferite;
  • L’elencazione, la descrizione e la valutazione delle (eventuali) passività conferite;
  • Il valore del capitale di conferimento;
  • L’elencazione, la descrizione e la valutazione delle (eventuali) attività e passività dell’imprenditore (solo nel caso di impresa individuale) al momento di inizio dell’attività.

Negli anni successivi, il libro inventari si compone di:

  • Una parte analitica, contenente la composizione qualitativa e quantitativa del patrimonio aziendale: ovverosia deve contenere l’indicazione e la valutazione delle attività e delle passività patrimoniali e deve indicare la consistenza dei beni raggruppati in categorie omogenee per natura e valore e il valore attribuito a ciascun gruppo;
  • Una parte sintetica, contenente il bilancio d’esercizio (Stato Patrimoniale, Conto Economico e Nota integrativa).

Formato elettronico

Il libro inventari può, inoltre, essere formato e tenuto in forma elettronica (articolo 2215-bis c.c.), ma in tal caso sono necessarie la marcatura temporale e la firma digitale dell’imprenditore o di un suo delegato, almeno una volta all’anno.

Pagine eccedenti

Se sono state pre-enumerate con riferimento a un’annualità, pagine eccedenti rispetto a quelle che si sono poi rivelate in effetti necessarie per la stampa del relativo inventario, le restanti possono essere legittimamente utilizzate per dare corso alla stampa dell’inventario dell’esercizio successivo (C.M. 01.08.2002, n. 64/E).

Ad esempio, se si sono già numerate 100 pagine con riferimento all’anno “n”, ma l’inventario di tale anno ha occupato solo 50 pagine, dalla pagina “n”/51 potranno essere riportati i dati dell’inventario relativo all’anno successivo “n+1”

Fogli mobili

E’ possibile tenere il registro inventari anche mediante fogli mobili (oltre che mediante libri o moduli continui), avendo, però, cura di intestare ciascuna pagina con i dati dell’imprenditore:

  • Nominativo;
  • Denominazione o ragione sociale;
  • codice fiscale e partita Iva.

Non appare possibile tenere più libri degli inventari (Ministero dell’Industria, Circolare 09.01.1997, n. 3407/C), ma, se motivazioni di tipo organizzativo lo rendono preferibile, si possono redigere più registri “non ufficiali“, uno per ciascun elemento patrimoniale (libro dei crediti, libro delle banche, ecc.) o, nel caso di aziende spazialmente diffuse sul territorio, uno per ogni unità locale in cui viene svolta l’attività, in quanto tali registri potranno assolvere alla funzione di rendere, più rapidamente, disponibili le ulteriori informazioni all’Agenzia delle Entrate, in caso di richieste avanzate in sede di accertamento.

L’imprenditore dovrà poi avere cura di riepilogare le risultanze di tali inventari sezionali in un libro inventari “ufficiale“, di sintesi, unitario e cumulativo, munito di sufficiente dettaglio, sul quale andrà poi riportato anche il bilancio dell’esercizio.

Elementi da inserire nel libro inventari

In base alle norme richiamate, si ritiene opportuno redigere l’inventario indicando:

  • Gli immobili, che possono essere individuati analiticamente per ogni particella catastale o per rogiti con le relative informazioni (ubicazione, estensione, descrizione, valore al mq. ecc.); Nel libro inventari devono essere indicate anche le rivalutazioni dei beni;
  • Gli impianti, i macchinari, i mobili, indicandoli analiticamente, per singolo cespite, evidenziando il costo storico, il fondo ammortamento, il valore netto da ammortizzare (possono essere indicati nel registro dei cespiti ammortizzabili);
  • Le rimanenze di materie prime, semilavorati, prodotti finiti, articolate per categorie omogenee, evidenziando quantità, unità di misura, valore unitario e complessivo;
  • Brevetti, marchi, diritti, indicati per titolo giuridico, secondo le informazioni contrattuali o altro;
  • Le partecipazioni, obbligazioni, altri valori mobiliari, articolate per categorie omogenee, evidenziando classe di titoli, emittente, numero, valore nominale e contabile;
  • I crediti e i debiti, distinti per nominativo ed evidenziando natura, importo residuo, scadenza, valuta ed eventuali garanzie;
  • Il denaro e valori in cassa, distinti in relazione alle principali classi di valori e opportunamente numerati;
  • Il capitale sociale e le riserve, indicando le singole poste ed evidenziando il valore iniziale, gli incrementi e i decrementi di periodo, il valore finale;
  • I fondi, distinti per classi, evidenziando il valore iniziale, gli incrementi e i decrementi di periodo, il valore finale.

Per le classi di valori più affollate (es. le rimanenze, i crediti e i debiti) si può darne una rappresentazione sintetica, rinviando ad altri supporti il dettaglio (come previsto, rispettivamente, dall’articolo 15, DPR n. 600/73). Si ritiene inoltre indispensabile la conservazione delle schede contabili (mastrini) dell’attivo e del passivo al fine di integrare eventuali omissioni di informazioni riscontrate dai verificatori nell’analisi del libro degli inventari.

Inattendibilità delle scritture contabili

L’apparente libertà sui dettagli da fornire nel libro inventari deve essere però messa a confronto con la possibilità che l’Amministrazione finanziaria rilevi nell’assenza o nell’insufficiente informativa dell’inventario una causa di inattendibilità delle scritture contabili, procedendo, di conseguenza, all’accertamento induttivo del reddito.

La Cassazione, con la sentenza 26.05.2003 n. 8273 in tema di contenuto minimo del libro inventari, ha precisato che le carenze nella redazione dell’inventario sono idonee a legittimare l’accertamento induttivo, pur in presenza di un bilancio d’esercizio regolarmente redatto.

Ciò significa che non è ammissibile assolvere la redazione dell’inventario con la sola stampa del bilancio d’esercizio, che renderebbe di fatto inutile la sua funzione, rendendolo un duplicato del libro assemblee dove il bilancio deve essere stampato unitamente al verbale che lo approva.

La sottoscrizione del libro inventari

Fra i requisiti formali indispensabili vi è inoltre quello della sottoscrizione dell’inventario da parte dell’imprenditore, sia esso il titolare dell’impresa individuale, piuttosto che il legale rappresentante di una società.

Con la firma apposta in calce al registro, il soggetto che vi è tenuto (titolare dell’impresa individuale o rappresentante legale della società o ente) si assume la responsabilità della correttezza e della veridicità di quanto esposto, e l’adempimento ha un’importanza tale che, secondo la giurisprudenza di legittimità, l’Amministrazione finanziaria è legittimata a procedere all’accertamento induttivo del reddito dell’impresa, ai sensi dell’articolo 39, comma 2, del DPR n. 600/1973, in caso di omessa sottoscrizione da parte del contribuente.

Occorre anche ricordare che non è possibile in caso di verifica stampare il registro in presenza dei funzionari dell’amministrazione (cosa possibile invece per le scritture contabili). L’inventario va conservato per 10 anni dall’ultima registrazione e la conservazione può essere effettuata anche su supporti ottici o magnetici che ne garantiscano la certezza della data e la non modificabilità dei dati.

Termine per la redazione del libro inventari

Per quanto riguarda il termine di redazione, il comma 3 dell’articolo 2217 c.c. stabilisce che l’inventario deve essere sottoscritto dall’imprenditore entro tre mesi dal termine per la presentazione della dichiarazione dei redditi ai fini delle imposte dirette.

Poiché il termine di presentazione della dichiarazione è entro l’ultimo giorno del nono mese successivo a quello di chiusura del periodo di imposta, la redazione e sottoscrizione del libro inventari per una società di capitali con esercizio sociale coincidente con l’anno solare deve avvenire entro la fine dell’anno di imposta successivo a quello di cui si riferisce l’inventario.

Il libro degli inventari, come le altre scritture, deve essere conservato per un periodo minimo di 10 anni dalla data dell’ultima registrazione.

Conseguenze in caso di mancata o irregolare tenuta del libro

In caso di mancata o irregolare tenuta dell’inventario, il contribuente potrebbe avere sia ripercussioni civilistiche che fiscali ovvero:

  • Il mancato aggiornamento del libro inventari può costituire reato per bancarotta semplice (Cassazione n. 40078-2011);
  • La totale mancanza del registro bancarotta fraudolenta documentale (Cassazione 6191-2011);
  • Ai fini fiscali l’omessa predisposizione dell’inventario, la mancata sottoscrizione dell’inventario, l’omessa indicazione nell’inventario del criterio di valutazione delle rimanenze e la presenza di errori nelle distinte inventariali può dare origine ad un accertamento induttivo.

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