Distacco del personale delle multinazionali: disciplina

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I processi di internazionalizzazione spingono sempre più frequentemente i gruppi multinazionali a ricorrere all’istituto del distacco del personale al fine di garantire una corretta gestione delle risorse umane all’interno del gruppo. La gestione della mobilità transnazionale dei lavoratori comporta, inoltre, la risoluzione di una serie di problemi di carattere organizzativo, retributivo, fiscale, giuslavoristico e previdenziale.

Nell’ambito dei gruppi multinazionali una pratica che spesso viene utilizzata per gestire al meglio la forza lavoro è quella del distacco del personale.

La normativa, in caso di distacco del personale prevede che una determinata azienda (distaccante) possa avere interesse a porre temporaneamente uno o più dei propri lavoratori a disposizione di un altro soggetto (distaccatario) per la realizzazione di una determinata attività lavorativa (Circolare n. 3 del 2004 del Ministero del Lavoro).

Un esempio pratico potrebbe essere quello che si realizza in caso di subappalto: all’impresa committente potrebbe tornare utile mettere a disposizione della società subappaltatrice una o più risorse umane che contribuiscano alla realizzazione dell’incarico. Naturalmente perché si possa parlare di distacco del personale è necessario che ricorrano due requisiti fondamentali:

  • La temporaneità del distacco;
  • L’interesse del distaccante.

Di seguito andremo ad analizzare tutte le peculiarità che caratterizzano la disciplina del distacco del personale dipendente all’interno di gruppi multinazionali.

distacco del personale

La mobilità dei lavoratori

I processi di internazionalizzazione, posti in essere da imprese di piccole e medie dimensioni, nonché intesi come politiche di espansione da parte delle imprese multinazionali, necessitano della corretta valutazione delle diverse possibilità di intervento nei mercati esteri.

In linea generale, la mobilità transnazionale dei lavoratori, fenomeno di crescente rilevanza negli ultimi anni, è strettamente legata all’oramai necessaria internazionalizzazione delle imprese e ai processi di delocalizzazione che caratterizzano l’attuale contesto economico.

In linea generale, nel caso in cui un’impresa intenda localizzare la propria attività in un Paese estero senza necessariamente costituire una entità giuridica, può optare per la costituzione di una stabile organizzazione (branch) o di un ufficio di rappresentanza: in particolare, la branch si pone come la naturale alternativa alla costituzione di una società.

La costituzione di società all’estero si inserisce nella strategia del gruppo diretta ad istituire un’entità giuridica per lo specifico svolgimento dell’oggetto sociale nel mercato estero di riferimento: la società estera si caratterizzerà pertanto per lo svolgimento di una specifica funzione individuata nell’ambito del gruppo.

La delocalizzazione societaria

Il termine “delocalizzazione” fa invece riferimento al trasferimento di un’attività (nella maggior parte dei casi l’attività di produzione) da imprese localizzate sul territorio nazionale ad altre localizzate in altri Paesi (esistenti o di nuova costituzione).

A livello generale, diverse sono le motivazioni alla base del processo di delocalizzazione societaria:

  • La delocalizzazione commerciale si pone l’obiettivo di “aggredire” nuovi mercati con lo scopo di aumentare le vendite e accrescere la quota di mercato;
  • La delocalizzazione produttiva si pone principalmente l’obiettivo di ridurre il costo del lavoro.

Le imprese sostanzialmente decidono quali attività della catena del valore esternalizzare o internalizzare nell’ambito del gruppo e dove localizzarle.

Tuttavia, la delocalizzazione spesso si colloca nell’ambito di un più ampio progetto di internazionalizzazione delle attività produttive attraverso la ricerca di sempre maggiori economie di scala, di sfruttamento del know-how acquisito nel Paese di origine (con la protezione delle fonti del vantaggio competitivo), del controllo diretto sulle specifiche fasi del ciclo operativo, del trasferimento di innovazioni già sperimentate in altri Paesi, etc.

Distacco del personale

Contestualmente, tali fenomeni sono accompagnati spesso dall’invio di personale dipendente di una o più società del gruppo presso la società neo-costituita, principalmente al fine di supportare la preliminare fase di start-up e avviare l’attività “estera”.

A tal fine, nell’ambito dei gruppi multinazionali, si ricorre sempre più frequentemente all’istituto del distacco del personale, considerato lo strumento che meglio soddisfa le esigenze organizzative legate alle missioni internazionali.

Dal punto di vista strategico, è necessario procedere alla corretta pianificazione degli aspetti organizzativi legati all’assunzione e alla gestione del personale che nel tempo verrà coinvolto nelle diverse fasi di stabilimento della società all’estero.

Procedura da seguire

Ad esempio, nel caso di costituzione, da parte di un gruppo multinazionale italiano, di una società all’estero avente la funzione di produttore del gruppo, si potrebbero prevedere i seguenti step:

  • Il management italiano (assistito da consulenti italiani ed esteri) generalmente si occupa della preliminare fase di start up della società neo-costituita, al fine di gestire le procedure organizzative ed implementare l’attività di produzione (set-up di stabilimento);
  • In una seconda fase, il management italiano sarà affiancato dal personale italiano distaccato all’estero presso la consociata, al fine di prestare, ad esempio, le necessarie attività di formazione dei dipendenti locali;
  • Nella fase a regime, la società opererà principalmente mediante personale assunto direttamente in loco; generalmente, eventuali lavoratori distaccati dall’Italia si occuperanno prevalentemente delle attività di controllo e di supervisione dei processi produttivi.

Le imprese multinazionali dovrebbero quindi essere in grado di strutturare in maniera adeguata la funzione Risorse Umane al fine di implementare specifici programmi di mobilità internazionale dei propri dipendenti con l’obiettivo di garantire la gestione di tutte le problematiche connesse al distacco di personale, nonché di consentire al gruppo di utilizzare “le persone giuste nel luogo giusto al momento giusto”.

Dal punto di vista dei lavoratori dipendenti distaccati, è necessario garantire agli stessi:

  • Il mantenimento delle tutele economiche e normative previste nel periodo antecedente il distacco;
  • La corretta compliance di tutti gli adempimenti fiscali e previdenziali connessi alla prestazione dell’attività lavorativa presso la società distaccataria estera;
  • Il medesimo “grado di soddisfazione” prevedendo specifici benefits/indennità diretti a compensare la disponibilità dei lavoratori all’espatrio e i conseguenti disagi.

Transazioni infragruppo per il distacco del personale

Nell’ambito dei gruppi multinazionali, il distacco di personale può essere qualificato come una prestazione di servizi; è pertanto necessario che vengano rispettate le indicazioni dell’OCSE in materia di servizi intercompany, vale a dire i requisiti di:

  • “Utilità”: l’attività prestata deve contribuire (anche in ottica prospettica) a conferire o meno agli altri membri del gruppo beneficiari di tale attività, un “vantaggio” inteso a migliorarne, direttamente od indirettamente, la posizione economica o commerciale;
  • “Duplicazione”: è necessario che tali attività non si concretizzino in una mera duplicazione di attività per la società beneficiaria, in quanto già svolte autonomamente dalla stessa, oppure ricevute da altre società del gruppo o da soggetti terzi.

A titolo esemplificativo, si propongono due esempi di distacco del personale nell’ambito dei gruppi multinazionali:

  • Esempio 1: la società italiana A, capogruppo del gruppo multinazionale Y, invia proprio personale specializzato presso la società controllata B estera neo-costituita (o acquisita a seguito di operazioni straordinarie) al fine di prestare supporto e attività di formazione del personale locale nella fase di start-up; in tale fase, pertanto, le suddette risorse specializzate distaccate formeranno i lavoratori della società locale, i quali, nella fase a regime, potrebbero rappresentare i “formatori” dei futuri dipendenti della società B;
  • Esempio 2: la società A invia proprio personale specializzato presso la società estera B, appartenente al medesimo gruppo multinazionale, per la prestazione di specifiche attività legate all’industrializzazione di un determinato nuovo prodotto non presente nel paniere della società B; pertanto, in una prima fase di produzione, è necessario l’intervento di risorse specializzate della società A o la necessità che queste ultime provvedano a specifiche attività di controllo dei processi produttivi e della qualità dei prodotti finiti presso lo stabilimento della società B.

Transfer Pricing

Trattandosi di operazioni intercorse tra società appartenenti al medesimo gruppo multinazionale, si applicherà la disciplina del transfer pricing: le stesse dovranno avvenire in conformità al principio del valore normale.

In particolare, sarà necessario effettuare un’analisi della correttezza del criterio di determinazione del compenso/costo (quantificando oggettivamente i costi sostenuti dalla società fornitrice dei servizi), l’analisi del vantaggio (dimostrando l’effettiva utilità per la società destinataria dei servizi ricevuti) ed un’analisi della congruità del prezzo e dei criteri di addebito.

Generalmente, nella prassi, si procede al puro riaddebito del cosiddetto “costo aziendale” del lavoratore dipendente; tuttavia, è opportuno analizzare se la società destinataria del servizio sia in grado di ottenere le medesime prestazioni a prezzi inferiori nel libero mercato: in tal caso, secondo il principio di libera concorrenza, la società non dovrebbe “accettare” di pagare un prezzo superiore a quello rinvenibile sul mercato.

A tal fine, il riscontro sul valore normale dovrebbe essere effettuato verificando:

  • Se il medesimo servizio è stato prestato e riaddebitato, alle medesime condizioni, dalla società che ha fornito il servizio ad altre società collegate o a terzi (metodo del confronto del prezzo interno);
  • Se la società beneficiaria ha acquisito il medesimo servizio alle stesse condizioni da altri soggetti appartenenti al gruppo o da terzi (metodo del confronto del prezzo interno);
  • Se è disponibile sul libero mercato una tariffa relativa ai servizi oggetto della transazione (metodo del confronto del prezzo esterno).

In ogni caso, è opportuno documentare adeguatamente e dettagliatamente i criteri di determinazione del costo (e la sua composizione).

La verifica dell’applicazione del metodo del confronto del prezzo risulta complessa nel caso in cui il servizio prestato dal lavoratore distaccato sia strettamente legato al possesso di particolari competenze e conoscenze tecniche difficilmente rinvenibili nel libero mercato.

Inoltre, potrebbe essere opportuno analizzare la transazione infragruppo relativa al distacco del personale all’estero in connessione con le altre transazioni intercorrenti tra le due società coinvolte.

Verifica delle transazioni

Con riferimento all’esempio 1 le transazioni intercorrenti tra le società del gruppo potrebbero essere le seguenti:

  • Distacco del personale: la società A invia proprio personale specializzato ed altamente qualificato (difficilmente rinvenibile nel mercato locale) presso la società controllata B estera neo-costituita, al fine di prestare supporto e attività di formazione del personale locale nella fase di start-up;
  • Fornitura di materie prime: la società A vende alla società B le materie prime necessarie per la fabbricazione dei prodotti distribuiti dal gruppo;
  • Vendita dei prodotti finiti realizzati dalla società B: con riferimento a tale transazione, possono prospettarsi i seguenti due scenari:
    • La società A acquista la totalità dei beni prodotti dalla società B;
    • La società A non acquista la totalità dei beni prodotti dalla società B.

Nel caso appena descritto, si potrebbe pertanto optare per due diverse determinazioni del costo addebitabile per il distacco del personale coinvolto nell’attività core di produzione effettuata dalla società B:

  • Nel caso a), il distacco del personale potrebbe essere addebitato senza alcuna applicazione del mark-up (puro riaddebito del costo) in quanto considerato attività di supporto alle transazioni principali (di vendita delle materie prime e successivo acquisto di prodotti finiti) intercorrenti tra la società A e la società B;
  • Nel caso b) si potrebbe prevedere l’applicazione di un mark-up, dal momento che il distacco di personale può essere qualificato come una specifica prestazione di servizi a valore aggiunto, che influenzerà il prezzo dei prodotti finiti che la società B venderà successivamente anche a soggetti diversi dalla società A.

Le previsioni contrattuali

Nella prassi operativa, le società multinazionali provvedono alla stipula di contratti intercompany, al fine di disciplinare le transazioni infragruppo ed ottenere il miglior coordinamento possibile nell’impiego di risorse e nello svolgimento delle attività di impresa.

Il distacco di personale dovrebbe essere supportato dalla predisposizione di un’adeguata documentazione avente l’obiettivo di disciplinare e regolare tutte le condizioni relative al servizio di distacco e illustrare le modalità di determinazione del costo da riaddebitare alla società beneficiaria: generalmente, si procede alla redazione di un contratto di staff secondment.

Inoltre, da un punto di vista formale per operare un distacco è sempre consigliabile redigere, preliminarmente, un accordo tra la società distaccante e la società distaccataria che indichi i motivi del distacco e renda espliciti, ai fini della corretta imputazione del legame organico con il datore di lavoro distaccante, l’interesse al distacco della società distaccante e la temporaneità dello stesso.

Di seguito, si propone un esempio delle principali clausole del contratto di distacco del personale.

Sede di lavoro

Tale clausola identifica la/e sede/i di prestazione dell’attività lavorativa da parte del lavoratore distaccato durante il periodo di distacco; si rammenta che, per essere qualificata come distacco, è necessario che l’attività lavorativa sia prestata in via continuativa e come oggetto esclusivo del rapporto di lavoro.

Durata del distacco

In ragione della natura del distacco internazionale (mutamento “temporaneo” del luogo di esecuzione della prestazione lavorativa) è necessario identificare il periodo di durata del distacco; in alcuni casi, è prevista contrattualmente la possibilità di proroga del periodo di distacco o rientro anticipato del lavoratore presso la società distaccante.

Mansioni

La suddetta clausola consente di identificare le ragioni sottostanti il distacco del personale e le specifiche attività che il lavoratore distaccato svolgerà presso la società distaccataria. È pertanto necessario esplicare le mansioni del lavoratore distaccato ed in particolare, l’eventuale trasferimento dei relativi poteri gerarchico-funzionali in capo alla società distaccataria; difatti, generalmente, tali poteri (con la sola eccezione del potere di licenziamento) passano in capo alla società distaccataria, la quale impartirà al lavoratore distaccato tutte le direttive necessarie allo svolgimento della stabilita attività lavorativa.

In alcuni casi, il distacco del personale è parziale, vale a dire il lavoratore presta solo una parte della propria attività presso il distaccatario, continuando a svolgere presso il distaccante la restante parte della prestazione.

Nel caso di distacco parziale, i poteri gerarchico-funzionali relativi all’ordinaria attività prestata dal lavoratore in favore della società distaccante rimangono in capo a quest’ultima.

Aspetti normativi

In particolare, in tale sezione vengono definiti gli orari di lavoro e i giorni di ferie/assenze. Generalmente, si prevede che il lavoratore rispetterà le condizioni di lavoro previste dalla legislazione locale e le disposizioni interne della struttura presso la quale è distaccato, compatibilmente con quanto contrattualmente previsto nella situazione antecedente il distacco; tuttavia, eventuali condizioni di lavoro “sfavorevoli” rispetto alla situazione antecedente (ad esempio, numero di giorni festivi e ferie inferiore) dovranno essere integrate al fine di non rendere il distacco svantaggioso per il dipendente;

Retribuzione e rimborso spese

Il pacchetto retributivo in favore del lavoratore distaccato potrebbe essere composto dalle seguenti componenti:

  • Retribuzione annua lorda, corrispondente alla retribuzione percepita dal lavoratore per l’attività prestata in favore della società distaccante;
  • Retribuzione aggiuntiva per il lavoro prestato presso la società distaccata: può essere prevista, ad esempio, un’indennità in favore del lavoratore distaccato (generalmente corrispondente ad un importo fisso) diretta a compensare la disponibilità dello stesso all’espatrio e i disagi derivanti. Inoltre, si potrebbe prevedere un ulteriore premio di incentivazione corrispondente ad un premio di rendimento correlato all’attività svolta all’estero in funzione del grado di raggiungimento di determinati obiettivi, in linea con le politiche aziendali.

Inoltre vengono usualmente garantiti al lavoratore distaccato una serie di benefits volti a rendere maggiormente agevole il periodo di distacco all’estero, (ad esempio, utilizzo di un appartamento, un determinato numero di viaggi A/R annuale per motivi personali, auto aziendale e tutti i viaggi necessari per specifiche ragioni di servizio).

Alla fine del distacco, il trattamento economico del lavoratore dipendente viene generalmente ripristinato sulla base di quanto previsto antecedentemente al distacco.

Aspetti fiscali

Tale clausola è relativa al trattamento fiscale della retribuzione del lavoratore distaccato. In particolare, si rammenta che devono essere dichiarati in Italia gli stipendi percepiti da contribuenti residenti nel territorio dello Stato:

  • Prodotti in un Paese estero con il quale non esiste una convenzione contro le doppie imposizioni;
  • Prodotti in un Paese estero con il quale esiste una convenzione contro le doppie imposizioni in base alla quale tali redditi devono essere assoggettati a tassazione sia in Italia sia nello Stato estero;
  • Prodotti in un Paese estero con il quale esiste una convenzione contro le doppie imposizioni in base alla quale tali redditi devono essere assoggettati a tassazione esclusivamente in Italia.

Inoltre, è opportuno verificare l’applicazione dell’art. 51 comma 8-bis del DPR n. 917/86 il quale dispone che:

il reddito di lavoro dipendente prestato all’estero in via continuativa e come oggetto esclusivo del rapporto da dipendenti che nell’arco di dodici mesi soggiornano nello Stato estero per un periodo superiore a 183 giorni, è determinato sulla base delle retribuzioni convenzionali definite annualmente con il decreto del Ministro del lavoro e della previdenza sociale di cui all’articolo 4, comma 1, del decreto-legge 31 luglio 1987, n. 317 convertito, con modificazioni dalla legge 3 ottobre 1987, n. 398″.

Aspetti previdenziali

La clausola dovrà disciplinare il trattamento contributivo del lavoratore dipendente durante il periodo di distacco.

In primo luogo, è necessario identificare la legislazione applicabile in ossequio al «principio di territorialità contributiva»: in base al suddetto criterio il lavoratore è soggetto alla legislazione dello Stato in cui svolge la propria attività lavorativa. Tuttavia nel distacco transnazionale di lavoratori, se sono rispettati certi requisiti, non si applica la lex loci laboris. La deroga è, però, valida solo se si tratti di distacco. Quando è possibile far valere questa eccezione, il lavoratore continuerà ad essere assicurato in base alla legislazione del Paese in cui ha sede l’impresa a condizione che sia in possesso del certificato di distacco.

Distacco di personale e trasferimento di know-how

Il distacco di personale con specifiche competenze tecniche e/o conoscenze presso una determinata società del gruppo potrebbe essere considerato come trasferimento di intangibili (in particolare know-how) che richiede una specifica remunerazione at arm’s length.

A titolo esemplificativo, si ripropone l’esempio 1 analizzato nei paragrafi che precedono in cui, un gruppo multinazionale italiano procede alla costituzione di una società estera “produttiva” (e del relativo stabilimento) ed invia proprio personale qualificato presso la società neocostituita al fine di:

  • Effettuare la fase di set-up dell’impianto produttivo;
  • Effettuare le necessarie attività di formazione dei dipendenti locali.

Ai fini del transfer pricing, l’istituto del distacco del personale identifica una precisa prestazione di servizi, che consiste appunto nel mettere a disposizione della società distaccataria personale dipendente della società distaccante.

Tuttavia, la presenza in azienda di gruppi di lavoratori altamente qualificati e con un elevato grado di esperienza (assembled workforce), in determinate circostanze, potrebbe essere considerato quale bene immateriale: pertanto è necessario valutare se l’attività di formazione posta in essere dall’assembled workforce distaccata, oltre ad identificare una precisa prestazione di servizi, possa comportare un trasferimento di know-how che necessiti di una specifica ed adeguata remunerazione.

In tale contesto, l’OCSE, nel Revised Discussion Draft on Transfer Pricing Aspects of Intangibles (di seguito Revised Discussion Draft), nell’ambito del progetto di revisione della disciplina del transfer pricing dei beni intangibili, afferma che:

  • L’utilizzo della cd. assembled workforce può fornire alla società distaccataria un vantaggio, dovuto al fatto che la stessa non sosterrà i costi relativi all’assunzione e alla formazione di una nuova forza lavoro; ciò potrebbe influenzare la determinazione dei prezzi di trasferimento praticati nella transazione infragruppo;
  • Mentre il distacco di lavoratori «isolati» non costituisce trasferimento di un bene immateriale, il distacco della cd. assembled workforce può effettivamente comportare trasferimento del know-how; tale fattore deve essere considerato nell’analisi funzionale della transazione intercompany e riflettersi nella determinazione dei prezzi di trasferimento.

Inoltre, è opportuno rammentare che, secondo quanto stabilito dai principi contabili internazionali, le caratteristiche della cd. assembled workforce non sono tali da ritenere che tale fattore possa essere considerato come intangible asset se non specificatamente protetto da appositi legal rights o nel caso in cui siano attesi dallo stesso prevedibili e futuri benefici economici.

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