Fatturazione elettronica imprese e professionisti: guida pratica

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Regole applicabili dal primo gennaio 2019 per l’emissione e la ricezione di fatture elettroniche. Disciplina applicabile per tutti i soggetti imprenditori e professionisti, sia per la detraibilità dell’Iva che per la deducibilità del costo. Guida pratica all’utilizzo della fatturazione elettronica.

Nel presente contributo andrò ad affrontare le principali novità relative agli obblighi di fatturazione elettronica per imprese e professionisti.

La Legge n. 205/2017 ha, infatti, stabilito l’obbligo di emissione della fattura elettronica per tutte le cessioni di beni e prestazioni di servizi da parte di soggetti passivi Iva. Questo sia nei confronti di altri soggetti passivi che nei confronti di “privati“, a decorrere dal primo gennaio 2019.

Con la decisione del Consiglio UE 16.4.2018 n. 593, lo Stato italiano ha ricevuto l’autorizzazione a introdurre l’obbligo di emissione e di accettazione delle fatture in formato elettronico per i soggetti passivi stabiliti sul territorio italiano.

Le regole tecniche per l’emissione e la ricezione delle fatture elettroniche sono state, quindi, definite con provv. Agenzia delle Entrate 30.4.2018 n. 89757.

Tuttavia, l’obbligo di emissione delle fatture in formato elettronico è anticipato, a decorrere dall’1.7.2018, per:

  • Le cessioni di benzina e/o gasolio destinati ad essere utilizzati come carburanti per motori;
  • Le prestazioni di servizi rese da soggetti subappaltatori e subcontraenti della filiera delle imprese che operano nell’ambito di un contratto di appalto di lavori, servizi o forniture stipulato con un’Amministrazione Pubblica.

Inoltre, nel settore della distribuzione dei carburanti, è stato previsto, con effetti dall’1.7.2018:

  • L’obbligo di certificare il corrispettivo relativo alle cessioni di carburanti e lubrificanti effettuate nei confronti di clienti che effettuano acquisti nell’esercizio di impresa, arte e professione;
  • L’obbligo, per i soggetti passivi Iva, di documentare mediante fattura elettronica gli acquisti di carburante per autotrazione effettuati presso gli impianti stradali di distribuzione.

A corredo di quanto sopra descritto, dall’1.7.2018 è altresì introdotto l’obbligo di effettuare il pagamento del corrispettivo per le cessioni di carburanti e lubrificanti mediante mezzi di pagamento diversi dal contante, individuati con provv. Agenzia delle Entrate 4.4.2018 n. 73203.

Questo al fine di poter esercitare il diritto alla detrazione dell’Iva nonché ai fini della deducibilità delle spese e degli altri componenti negativi di reddito.

La Circolare n. 8/E/2018 dell’Agenzia delle Entrate ha commentato le menzionate novità in tema di fatturazione e di pagamento relative alle cessioni/acquisti di carburanti.

Vediamo, quindi, con maggiore dettaglio tutti questi aspetti.

Fatturazione elettronica

Fattura Elettronica: ambito di applicazione

L’art. 1 co. 909 della Legge n. 205/2017 ha introdotto l’obbligo di emissione delle fatture elettroniche, utilizzando il Sistema di Interscambio.

Questo per “le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti, stabiliti o identificati nel territorio dello Stato, e per le relative variazioni“.

In pratica, la norma determina l’inclusione, nell’obbligo di fatturazione elettronica, anche delle cessioni di beni e delle prestazioni di servizi effettuate nei confronti di “privati consumatori” residenti in Italia.

L’obbligo decorre con riferimento alle fatture emesse dal primo gennaio 2019.

La decorrenza, tuttavia, è anticipata per:

  • Le cessioni di benzina e gasolio destinati ad essere utilizzati come carburanti per motori;
  • Le prestazioni rese da soggetti subappaltatori e subcontraenti della filiera delle imprese che operano nell’ambito di un contratto di appalto di lavori, servizi o forniture stipulato con un’Amministrazione Pubblica.

È previsto, tra l’altro, uno specifico incentivo per i soggetti che garantiranno la tracciabilità dei pagamenti ricevuti ed effettuati di importo superiore a € 500,00.  Agevolazione consistente nella riduzione di due anni dei termini di accertamento ordinariamente previsti ai fini dell’Iva ex art. 57 co. 1 del DPR 633/72 e delle imposte sui redditi ex art. 43 co. 1 del DPR 600/73.

Restano fermi gli obblighi di fatturazione elettronica attualmente previsti per le operazioni nei confronti della Pubblica Amministrazione (L. 244/2007). Nonché l’estensione di tali obblighi – dall’1.9.2018 – per le cessioni nei confronti di “privati” viaggiatori extra-UE ai quali spetta il rimborso dell’Iva ex art. 38-quater del DPR 633/72.

Esonero dagli obblighi di fatturazione elettronica

Sono esonerati dagli obblighi di fatturazione elettronica, per espressa previsione della Legge 205/2017:

  • I soggetti che si avvalgono del regime di vantaggio di cui all’art. 27 co. 1 e 2 del DL 98/2011;
  • I soggetti che si avvalgono del regime forfetario di cui all’art. 1 co. 54 – 89 della L. 190/2014.

L’Agenzia delle Entrate ha specificato che i soggetti “minimi” e “forfetari” sopra menzionati sono comunque tenuti ad emettere fatture in formato elettronico per le operazioni nei confronti della Pubblica Amministrazione (L. 244/2007).

Sono, inoltre, escluse dall’emissione di fatture elettroniche le operazioni nei confronti di soggetti che non sono stabiliti o identificati ai fini Iva in Italia. Nonché, viceversa, le operazioni ricevute da questi soggetti.

Definizione di “fattura elettronica

Per fattura elettronica si intende il documento informatico emesso in formato strutturato (XML, ovvero eXstensible Markup Language) inviato al Sistema di Interscambio (SdI) di cui al DM 7.3.2008 e recapitato da questi al soggetto ricevente (provv. Agenzia delle Entrate 89757/2018, § 1.1)

Contenuto obbligatorio della fattura elettronica

La fattura elettronica deve contenere le informazioni stabilite dall’art. 21 del DPR 633/72 o, in caso di fattura semplificata, dall’art. 21-bis del DPR 633/72.

Le informazioni obbligatorie sono le seguenti:

  • Data di emissione del documento;
  • Numero progressivo della fattura (che la identifichi in modo univoco);
  • Ditta, denominazione o ragione sociale, nome e cognome, residenza o domicilio del cedente/prestatore e del cessionario/committente, dell’eventuale rappresentante fiscale. Nonché ubicazione della stabile organizzazione per i soggetti non residenti;
  • Numero di partita Iva del cedente/prestatore;
  • Numero di partita Iva del cessionario/committente – Oppure, in caso di soggetto passivo stabilito in altro Stato membro UE, numero identificativo Iva attribuito dallo Stato membro di stabilimento. Nel caso in cui il cessionario/committente agisca in qualità di soggetto passivo;
  • Numero di codice fiscale, nel caso in cui il cessionario/committente non agisca in qualità di soggetto passivo;
  • Natura, qualità e quantità dei beni e servizi oggetto dell’operazione;
  • Corrispettivi e altri dati necessari per la determinazione della base imponibile, compresi quelli relativi ai beni ceduti a titolo di sconto, premio o abbuono;
  • Corrispettivi relativi agli altri beni ceduti a titolo di sconto, premio o abbuono;
  • Aliquota Iva, ammontare dell’imponibile e dell’imposta con arrotondamento al centesimo di euro;
  • Data della prima immatricolazione o iscrizione in pubblici registri e numero dei chilometri percorsi, delle ore navigate o delle ore volate, in caso di cessione intracomunitaria di beni di trasporto nuovi di cui all’art. 38 co. 4 del DL 331/93;
  • Annotazione del fatto che la fattura è emessa, per conto del cedente o prestatore, dal cessionario o committente ovvero da un terzo.

Servizi forniti dall’Agenzia delle Entrate

Al fine di semplificare e automatizzare il processo di fatturazione elettronica, l’Agenzia delle Entrate ha messo a disposizione dei soggetti passivi i seguenti servizi:

  • Software installabile su PC per predisporre la fattura elettronica;
  • App (accessibile mediante credenziali Fisconline/Entratel) e procedura web per la predisposizione e trasmissione al SdI della fattura elettronica;
  • Servizio web attraverso cui è possibile la creazione di un QR-code (Quick Response code, codice a barre bidimensionale), che consentirà l’acquisizione automatica delle informazioni anagrafiche Iva del cessionario/committente e del relativo “indirizzo telematico“;
  • Servizio di registrazione mediante il quale il cessionario/committente, o l’intermediario da questi incaricato, può indicare al Sistema di Interscambio il canale e “l’indirizzo telematico” utilizzabili per la ricezione dei file. Avvenuta la registrazione, il SdI utilizzerà tale modalità per il recapito delle fatture elettroniche e delle note di variazione, indipendentemente da quanto è stato indicato nel campo “CodiceDestinatario“;
  • Servizio di ricerca, consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche messe a disposizione nell’area riservata del sito web dell’Agenzia delle Entrate. I file restano disponibili sino al 31 dicembre dell’anno successivo a quello di ricezione da parte del Sistema di Interscambio;
  • Servizi web informativi, di assistenza e sperimentazione dei processi a cui è possibile accedere mediante SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale), credenziali Fisconline/Entratel o CNS (Carta Nazionale dei Servizi).

Formato e trasmissione della fatturazione elettronica

La fattura elettronica è costituita da un file in formato XML e deve essere conforme alle specifiche tecniche contenute nell’Allegato A al provv. AdE 89757/2018.

Il soggetto emittente trasmette la fattura elettronica al Sistema di Interscambio.

La trasmissione, che può avvenire anche a cura di un intermediario incaricato, e deve essere effettuata con le seguenti modalità:

  1. Mediante posta elettronica certificata (PEC);
  2. Mediante i servizi informatici messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate;
  3. Oppure, mediante sistemi di cooperazione applicativa (softwareweb service“);
  4. Infine, mediante sistemi che consentono la trasmissione di dati tra terminali remoti (protocollo FTP).

Al fine di potere utilizzare le procedure 3. e 4. è necessario richiedere un preventivo accreditamento al Sistema di Interscambio, che attiva il canale telematico con il soggetto trasmittente e associa allo stesso un codice numerico di 7 cifre (“codice destinatario“).

Il soggetto che intende utilizzare la PEC deve avvalersi di un gestore incluso in apposito elenco gestito dall’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale).

Il messaggio, che contiene il file o i file da trasmettere, non deve superare la dimensione di 30 Mb.

La ricevuta di consegna del messaggio non costituisce attestazione della correttezza della fattura elettronica, ma soltanto della sua trasmissione al SdI.

La modalità di trasmissione attraverso un metodo di “cooperazione applicativa” prevede:

  • La sottoscrizione, mediante firma digitale, di uno specifico accordo di servizio
  • La capacità di gestione di certificati digitali.

Il SdI dopo aver dato riscontro dell’avvenuta ricezione dei file trasmessi, procede ad effettuare successivi controlli. Entro un termine massimo di 5 giorni comunica l’eventuale mancato superamento degli stessi attraverso una “ricevuta di scarto“. La fattura elettronica o le fatture elettroniche contenute nel file scartato si considerano omesse.

Nel caso in cui la fattura elettronica sia firmata digitalmente, il SdI procederà a un controllo sulla validità del certificato di firma.

Recapito della fattura elettronica

Il Sistema di Interscambio recapita la fattura al soggetto cessionario/committente o a un suo intermediario incaricato.

La fattura potrà essere consegnata:

  • Mediante sistema di posta elettronica certificata (PEC);
  • Mediante sistemi di cooperazione applicativa (software “web service“);
  • Infine, mediante sistemi che consentono la trasmissione di dati tra terminali remoti (protocollo FTP – File Transfer Protocol).

Ai fini della ricezione del documento, l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione un servizio di registrazione. Servizio mediante il quale il cessionario/committente, o l’intermediario incaricato, può indicare al SdI il canale e “l’indirizzo telematico” che desidera utilizzare per la ricezione dei file.

Se il soggetto passivo ha aderito al servizio, il SdI recapiterà fatture e note di variazione attraverso il canale e “l’indirizzo telematico” registrati. Indipendentemente da quanto è stato indicato nel campo “CodiceDestinatario“.

Tale campo avrà invece rilevanza laddove il cessionario/committente non intenda utilizzare il servizio di registrazione testé descritto. In questo caso infatti il soggetto emittente sarà tenuto a indicare il codice destinatario fornito dal cessionario/committente. Il Sistema di Interscambio recapiterà la fattura all’indirizzo corrispondente al codice destinatario indicato nel file della fattura.

In alternativa, è possibile inserire un codice convenzionale “0000000” e compilare il campo “PECDestinatario” con l’indirizzo di posta elettronica certificata del cessionario/committente. Il SdI recapiterà, in questo caso, la fattura elettronica al suddetto indirizzo.

La fattura elettronica è resa disponibile nell’area riservata del sito web dell’Agenzia delle Entrate anche nei casi in cui:

  • Non è possibile il recapito presso “l’indirizzo telematico” per cause tecniche non imputabili al SdI;
  • Il codice destinatario riportato nell’apposito campo del documento risulta essere inesistente;
  • Il recapito alla PEC risulti impossibile per cause non imputabili al SdI (ad esempio casella piena o non attiva).

Anche in queste circostanze il cedente/prestatore dovrà dare comunicazione al cessionario/committente che l’originale della fattura è disponibile nell’area riservata del sito web dell’Agenzia.

Data di emissione e data di ricezione delle fatture elettroniche

Uno degli elementi obbligatori della fattura ai sensi degli artt. 21 e 21-bis del DPR 633/72 è rappresentato dalla data del documento.

Data che dovrà essere indicato nel campo “Data” della sezione “DatiGenerali” del file della fattura elettronica.

Si evidenzia, peraltro, che, indipendentemente dalla corretta indicazione di tale elemento, in caso di scarto da parte del Sistema di Interscambio, la fattura si considera omessa.

Se i controlli da parte del SdI hanno dato esito positivo, la fattura viene inviata al soggetto ricevente. Ove il recapito sia avvenuto con successo, viene inviata al soggetto trasmittente la ricevuta di consegna della fattura elettronica contenente l’informazione della data di ricezione da parte del destinatario.

Qualora, invece, il recapito non fosse possibile, il Sistema di Interscambio renderà disponibile al cessionario/committente la fattura elettronica nell’area riservata del sito web dell’Agenzia delle Entrate. Questo informando a tal proposito il cedente/prestatore affinché questi, a sua volta, comunichi al ricevente che la fattura è a sua disposizione nella predetta area.

La ricevuta di recapito o l’informazione del fatto che la fattura è stata messa a disposizione del ricevente attestano che la fattura elettronica è stata emessa.

Fatturazione elettronica: data e situazioni pratiche

Quanto alla data di ricezione, essa viene determinata sulla base delle modalità utilizzate per il recapito della fattura. Se, ad esempio, l’invio è avvenuto a mezzo PEC, la ricevuta di avvenuta consegna, rilasciata al Sistema di Interscambio dal gestore della posta elettronica del destinatario, attesta il deposito del documento nella casella del ricevente.

Nell’ipotesi in cui la fattura sia messa a disposizione del ricevente nel sito web dell’Agenzia delle Entrate, la data in cui il cessionario/committente prende visione del documento rappresenta la data di ricezione della fattura.

Quando il ricevente è un consumatore finale, un soggetto passivo aderente al regime di vantaggio o al regime forfettario, o un produttore agricolo di cui all’art. 34 co. 6 del DPR 633/72, la data di ricezione coincide con la data di messa a disposizione.

Il Sistema di Interscambio attribuisce ad ogni file elaborato un codice alfanumerico, che caratterizza univocamente il documento. Tale codice viene riportato all’interno delle ricevute.

Nelle motivazioni del provv. 30.4.2018 n. 89757, è stato precisato che la data da cui decorrono i termini per la detraibilità dell’imposta da parte del cessionario/committente coincide con la data di ricezione attestata dai canali telematici di ricezione o dalla presa visione della fattura elettronica nell’area riservata del sito web dell’Agenzia delle Entrate in cui è stata depositata.

Fatturazione elettronica e intermediari

Per la trasmissione e la ricezione delle fatture elettroniche il soggetto emittente e quello ricevente possono avvalersi di un intermediario.

Il cessionario/committente che adotti questa soluzione è tenuto a comunicare al cedente/prestatore “l’indirizzo telematico” dell’intermediario incaricato.

Gli intermediari della fatturazione elettronica possono anche essere soggetti diversi da quelli individuati dall’art. 3 co. 3 del DPR 322/988.

È consentita l’adozione di una procedura semplificata di recapito della fattura elettronica in caso di coincidenza fra il soggetto trasmittente e quello ricevente. In questo caso (c.d. “flusso semplificato“), il Sistema di Interscambio:

  • Riceve il file fattura;
  • Effettua i relativi controlli;
  • Invia la ricevuta di scarto in caso di esito negativo dei controlli;
  • Invia la ricevuta di consegna senza trasmettere il file fattura, in caso di esito positivo dei controlli.

Cedente/prestatore e cessionario/committente possono conferire delega all’intermediario affinché quest’ultimo possa consultare e acquisire le fatture elettroniche o loro duplicati informatici.

Il conferimento può avvenire utilizzando le funzionalità rese disponibili nel sito web dell’Agenzia delle Entrate o, alternativamente, presentando l’apposito modulo presso un qualsiasi ufficio territoriale della stessa Agenzia.

Fatturazione elettronica e note di variazione

Le note di debito o di credito ex art. 26 del DPR 633/72 possono essere emesse secondo le stesse modalità adottate per le fatture elettroniche.

Nel particolare caso in cui il cedente/prestatore abbia effettuato la registrazione contabile di una fattura elettronica per la quale gli è stata inviata una “ricevuta di scarto” non sarà necessario trasmettere alcuna nota di variazione al SdI. Essendo sufficiente una variazione contabile ai soli fini interni.

Autofatture per “regolarizzazione

Nei casi in cui la fattura non sia stata emessa o sia stata emessa in modo irregolare, il cessionario/committente potrà comunque adempiere alle disposizioni contenute nell’art. 6 co. 8 del DLgs. 471/979.

Potrà farlo trasmettendo l’autofattura al Sistema di Interscambio e inserendo il codice convenzionale “TD20” nel campo “TipoDocumento” del file.

Nella sezione anagrafica del cedente/prestatore il soggetto trasmittente dovrà indicare i dati del fornitore, inserendo i propri in quella del cessionario/committente.

Nel provv. 89757/2018 si precisa che la trasmissione dell’autofattura al Sistema di Interscambio sostituisce la presentazione della stessa, in formato analogico, all’ufficio dell’Agenzia delle Entrate competente per territorio.

Conservazione delle fatture elettroniche

Ai sensi dell’art. 3 del DM 17.6.2014, i documenti informatici devono essere conservati in modo tale che siano:

  • Rispettate le norme del codice civile, le disposizioni del codice dell’amministrazione digitale e le norme tributarie che regolano la corretta tenuta della contabilità;
  • Consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici almeno in relazione a cognome, nome, denominazione, codice fiscale, partita Iva, data, nel caso in cui queste informazioni siano previste obbligatoriamente.

Il procedimento di conservazione elettronica si conclude con l’apposizione di un riferimento temporale sul pacchetto di archiviazione, opponibile a terzi.

Al fine di adempiere agli obblighi testé evidenziati cedenti/prestatori e cessionari/committenti possono utilizzare il servizio gratuito messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, conforme alle disposizioni del DPCM 3.12.2013. Questo aderendo preventivamente all’accordo di servizio pubblicato nell’area riservata del sito web dell’Agenzia dell’Entrate. È consentita l’adesione e l’utilizzo del servizio anche da parte di intermediari appositamente incaricati.

Trattamento dei dati

I dati contenuti nelle fatture elettroniche possono essere consultati ed acquisiti solo da parte dell’utente titolare degli stessi o da un suo intermediario.

L’Agenzia delle Entrate garantisce di trattare i dati contenuti nelle fatture elettroniche e nelle note di variazione. Questo secondo principi di lealtà, trasparenza e correttezza, nonché di “necessità, pertinenza e non eccedenza“.

I dati saranno trattati per le seguenti finalità:

  • Controlli di coerenza;
  • Supporto degli operatori nella fase della liquidazione Iva;
  • Supporto degli operatori nella predisposizione delle dichiarazioni dei redditi e Iva;
  • Valutazione della capacità contributiva.

Nel caso di effettuazione di attività di controllo di cui agli artt. 51 del DPR 633/72 e 32 del DPR 600/73, l’Agenzia delle Entrate e la Guardia di Finanza, prima di procedere alla consultazione delle fatture elettroniche e delle note di variazione, devono avere formulato una preventiva comunicazione al contribuente.

Trasmissione dei dati delle operazioni transfrontaliere

L’articolo 1 co. 909 – 917 della Legge 205/2017 ha introdotto, con decorrenza 1.1.2019, un nuovo obbligo comunicativo.

Obbligo in base al quale i soggetti Iva residenti sono tenuti a trasmettere i dati delle cessioni di beni e delle prestazioni di servizi effettuate verso i soggetti non stabiliti in Italia, o ricevute da questi ultimi.

Nel provv. Agenzia delle Entrate 89757/2018 sono contenute le specifiche tecniche per la predisposizione del file contenente le seguenti informazioni:

  • Dati identificativi del cessionario/committente;
  • Data del documento comprovante l’operazione;
  • Data di registrazione dei documenti ricevuti e delle relative note di variazione;
  • Numero del documento;
  • Base imponibile, aliquota Iva e imposta o, in assenza di Iva, tipologia dell’operazione (es. non imponibile).

I dati delle operazioni transfrontaliere devono essere comunicati entro l’ultimo giorno del mese successivo a quello della data di emissione del documento o a quello della data di ricezione del documento comprovante l’operazione. Si precisa che si intende con “data di ricezione” la data di registrazione dell’operazione ai fini della liquidazione dell’Iva.

La comunicazione dei dati delle operazioni transfrontaliere è facoltativa per le operazioni per le quali siano state emesse o ricevute fatture elettroniche e per quelle per le quali sia stata emessa bolletta doganale.

I dati delle fatture emesse nei confronti di soggetti non residenti, non stabiliti o non identificati in Italia, possono essere trasmessi utilizzando l’intera fattura o l’intero lotto di fatture, valorizzando il campo “CodiceDestinatario” con il codice convenzionale “XXXXXXX”.

Fatturazione Elettronica: consulenza

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